Khi người mua nước ngoài gửi bản hướng dẫn đóng gói (packing instruction, packaging manual), bản đó thường trở thành một phần của thoả thuận mua bán: đóng sai là giao hàng không đúng hợp đồng, kể cả khi sản phẩm hoàn hảo. Với xưởng nhỏ lần đầu làm hàng xuất, đây là chỗ hay vấp nhất, vì bản hướng dẫn viết bằng tiếng Anh, dài, nhiều thuật ngữ, và có những yêu cầu mà xưởng tưởng là "khuyến nghị".
Bài này đi theo trình tự làm việc: đọc bản hướng dẫn thế nào, hỏi lại những chỗ nào, làm mẫu duyệt ra sao, ghi nhận lệch và chi phí, và giữ bằng chứng gì khi đóng hàng. Bài không đi vào yêu cầu nhãn của từng thị trường cụ thể hay thủ tục hải quan; phần đó cần người làm xuất nhập khẩu theo đúng thị trường.
Một bản hướng dẫn đóng gói thường có những phần nào
Mỗi người mua viết một kiểu, nhưng phần lớn bản hướng dẫn có các phần sau. Đánh dấu từng phần khi đọc để không bỏ sót:
- Đơn vị bán và bao bì trực tiếp: vật liệu, kích thước, kiểu đóng, có túi bọc riêng từng sản phẩm hay không, có yêu cầu cảnh báo ngạt trên túi nhựa hay không.
- Bao gói trung gian: bao nhiêu đơn vị một hộp, hộp loại gì, có chia ngăn không.
- Thùng ngoài: số lớp sóng, kích thước trong, khối lượng tối đa mỗi thùng, cách dán băng keo (kiểu chữ H, chữ I), có cấm ghim kim loại hay không.
- Chèn lót và chống ẩm: vật liệu chèn được phép, túi hút ẩm loại gì, đặt bao nhiêu, có cấm một số vật liệu xốp hay không.
- Ký mã hiệu và thông tin trên thùng: mark chính, mặt nào in gì, cỡ chữ, màu, vị trí tem mã vạch.
- Pallet và xếp container: loại pallet, chiều cao tối đa, quấn màng, góc bảo vệ, cách xếp trong container.
- Yêu cầu môi trường: tỷ lệ vật liệu tái chế, hạn chế nhựa, ký hiệu phân loại rác, những vật liệu không được dùng.
- Kiểm tra và chứng từ: ai kiểm, kiểm theo tiêu chuẩn lấy mẫu nào, ảnh nào phải gửi, biên bản nào phải ký.
Đọc xong, lập một bảng hai cột: yêu cầu của người mua và cách xưởng đáp ứng. Dòng nào chưa biết đáp ứng thế nào là dòng phải hỏi lại.
Hỏi lại những chỗ mơ hồ trước khi báo giá
Bản hướng dẫn thường viết cho nhiều nhà cung cấp, nhiều loại hàng, nên có những dòng không rõ áp vào hàng của bạn thế nào. Ví dụ giả định: "thùng đủ bền cho vận chuyển đường biển" mà không nói số lớp sóng; "dùng vật liệu chèn thân thiện môi trường" mà không nói loại nào được chấp nhận. Đừng tự diễn giải rồi báo giá. Gửi câu hỏi bằng email, liệt kê từng dòng, đề xuất phương án cụ thể của xưởng và xin xác nhận.
Có hai lý do để hỏi trước báo giá. Thứ nhất, yêu cầu đóng gói có thể làm thay đổi chi phí đáng kể: thùng năm lớp so với ba lớp, túi bọc từng sản phẩm, góc bảo vệ pallet đều là tiền. Báo giá xong mới phát hiện thì hoặc chịu lỗ, hoặc phải xin tăng giá khi đơn đã chốt. Thứ hai, câu trả lời bằng văn bản của người mua chính là bằng chứng nếu sau này có tranh cãi về việc đóng gói có đúng yêu cầu hay không.
Khi người mua trả lời "theo thông lệ" hoặc "nhà cung cấp tự chịu trách nhiệm", hãy ghi lại phương án bạn chọn và gửi lại cho họ như một xác nhận. Im lặng của người mua không có nghĩa là họ đồng ý, nhưng một email nêu rõ phương án mà họ không phản đối vẫn có giá trị hơn không có gì.
Làm mẫu duyệt đóng gói
Với đơn hàng đầu hoặc khi đổi bao bì, người mua thường yêu cầu duyệt mẫu đóng gói trước khi sản xuất hàng loạt. Kể cả khi không bị yêu cầu, xưởng nhỏ nên tự làm:
- Đóng một thùng đầy đủ đúng như sẽ giao: sản phẩm, túi, hộp, chèn lót, túi hút ẩm, thùng, băng keo, ký mã hiệu.
- Chụp ảnh từng lớp khi mở ra: thùng nguyên, mặt có ký mã hiệu, lớp chèn trên cùng, cách xếp bên trong, từng đơn vị bán.
- Đo kích thước và cân thùng thật; ghi vào bảng thông tin gửi người mua.
- Nếu có thể, thử rơi đơn giản và thử xếp chồng trong vài ngày ở kho xưởng, ghi lại kết quả; với yêu cầu thử nghiệm chính thức thì làm theo đúng phương pháp người mua chỉ định.
- Gửi ảnh và thông số cho người mua, xin duyệt bằng văn bản. Giữ một thùng mẫu đã duyệt tại xưởng làm chuẩn so sánh cho các lô sau.
- Khi có thay đổi vật liệu hay nhà cung cấp bao bì, làm lại mẫu và xin duyệt lại, không tự coi là tương đương.
Thùng mẫu giữ tại xưởng nên dán một tờ ghi chú ngày duyệt và người duyệt, cất ở chỗ khô ráo; nó là thứ để đối chiếu nhanh nhất khi lô sau có ai đó thắc mắc.
Trách nhiệm đóng gói theo hợp đồng và điều kiện giao hàng
Bên bán thường chịu trách nhiệm đóng gói. Trong các điều kiện giao hàng thương mại quốc tế phổ biến (Incoterms), bên bán có nghĩa vụ đóng gói hàng phù hợp với phương thức vận chuyển, trừ khi hàng thông thường được gửi không đóng gói, và ghi ký mã hiệu phù hợp. Nếu người mua có yêu cầu đóng gói cụ thể và báo trước khi ký hợp đồng, bên bán phải theo yêu cầu đó.
Hợp đồng nên dẫn chiếu bản hướng dẫn đóng gói. Ghi rõ phiên bản và ngày của bản hướng dẫn trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, để tránh tranh cãi khi người mua cập nhật bản mới giữa chừng.
Chi phí thay đổi yêu cầu. Khi người mua đổi yêu cầu đóng gói sau khi đã chốt giá, chi phí phát sinh nên được thoả thuận bằng văn bản trước khi làm, không làm trước rồi đòi sau.
Rủi ro hư hỏng trên đường. Ai chịu rủi ro khi hàng hỏng trên đường phụ thuộc điều kiện giao hàng và nguyên nhân hỏng. Hàng hỏng do đóng gói không phù hợp thường khó đẩy trách nhiệm sang bên vận chuyển hay bảo hiểm. Đây là lý do bằng chứng đóng hàng quan trọng.
Giữ bằng chứng khi đóng hàng và đóng container
Bằng chứng đóng hàng là thứ xưởng nhỏ hay bỏ qua vì bận, cho tới khi người mua báo hàng tới nơi bị ẩm mốc hoặc vỡ. Bộ bằng chứng tối thiểu gồm: ảnh mẫu thùng mở ra từ vài thùng ngẫu nhiên trong lô, ảnh pallet đã quấn màng, ảnh bên trong container trước khi xếp (sàn khô, vách không thủng), ảnh từng lượt xếp, ảnh cửa container khi đóng và số niêm phong. Ghi thời gian vào ảnh và lưu theo số lô hàng.
Nếu người mua chỉ định đơn vị kiểm hàng độc lập trước khi giao, biên bản kiểm của họ thường có phần đóng gói và ký mã hiệu. Đọc kỹ biên bản trước khi ký, những điểm bị ghi là chưa đạt phải được xử lý và xác nhận lại, đừng để biên bản ghi lỗi mà hàng vẫn đi.
Với hàng dễ hút ẩm đi biển dài ngày (đồ gỗ, hàng dệt, nông sản sấy, giấy), hãy ghi lại loại và số lượng túi hút ẩm đã đặt, độ ẩm hàng lúc đóng nếu có đo. Hiện tượng hơi nước đọng trong container là rủi ro thật của đường biển; bằng chứng bạn đã làm đủ theo yêu cầu giúp tách bạch giữa lỗi đóng gói và rủi ro vận chuyển.
Mấy yêu cầu xưởng Việt hay hiểu sai
"Không dùng ghim kim loại" áp cho cả thùng. Nhiều người mua cấm ghim đóng thùng vì có thể làm xước hàng hoặc gây thương tích ở kho. Xưởng quen đóng ghim đáy thùng cho chắc thì phải đổi sang băng keo theo đúng kiểu dán yêu cầu.
Khối lượng tối đa mỗi thùng. Nhiều thị trường có quy định an toàn lao động về khối lượng một người được bê, nên người mua giới hạn khối lượng thùng. Đóng dư vài đơn vị cho "đỡ thùng" là vi phạm yêu cầu.
Túi nhựa bọc sản phẩm phải có cảnh báo hoặc lỗ thở. Một số người mua yêu cầu túi nhựa kích thước lớn phải có cảnh báo ngạt cho trẻ em và lỗ thông. Đây là yêu cầu an toàn, không phải trang trí.
Vật liệu bao bì phải khai. Người mua ở những thị trường có quy định trách nhiệm bao bì thường hỏi khối lượng từng loại vật liệu bao bì trên mỗi đơn vị. Ghi sẵn trong bảng thông tin sản phẩm giúp trả lời nhanh.
Chi phí đóng gói nằm ở đâu trong giá chào
Xưởng mới làm hàng xuất hay tính giá bằng chi phí sản phẩm cộng một khoản "bao bì" ước chừng. Yêu cầu của người mua nước ngoài thường làm khoản đó lớn hơn nhiều so với hàng nội địa. Khi tính giá, tách riêng các yếu tố sau:
- Vật liệu bao bì từng tầng: túi, hộp, thùng, vách ngăn, chèn lót, túi hút ẩm, băng keo, tem dán, màng quấn, góc bảo vệ, pallet.
- Công đóng gói: số phút công cho mỗi thùng khi phải bọc túi riêng, gấp hộp, đặt túi hút ẩm, dán tem theo vị trí quy định.
- Thiết kế và in: khuôn in ký mã hiệu, tem theo lô, bản in thử; với đơn đầu còn có chi phí làm mẫu duyệt.
- Thử nghiệm nếu người mua yêu cầu thử rơi, thử nén, thử độ ẩm theo phương pháp chỉ định.
- Kiểm hàng nếu chi phí kiểm độc lập do bên bán chịu theo hợp đồng.
- Hao hụt: thùng hỏng khi đóng, hàng mẫu giữ lại, bao bì dư do đặt in theo số lượng tối thiểu.
Mọi con số trong bảng tính là của riêng xưởng bạn; bài không đưa giá vật liệu hay giá in vì dao động theo thời điểm và số lượng. Điều quan trọng là có đủ dòng, để khi người mua đổi một yêu cầu, bạn biết ngay dòng nào đổi và đổi bao nhiêu.
Câu hỏi thường gặp
Bản hướng dẫn đóng gói của người mua có giá trị như hợp đồng không?
Nếu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng dẫn chiếu tới bản hướng dẫn, hoặc người mua gửi trước khi ký và bạn chấp nhận, thì yêu cầu trong đó thường được coi là một phần thoả thuận. Vì vậy nên ghi rõ phiên bản bản hướng dẫn trong hợp đồng và hỏi lại mọi điểm chưa rõ trước khi ký.
Người mua không gửi yêu cầu đóng gói thì đóng thế nào?
Thông lệ là đóng gói phù hợp với tính chất hàng và phương thức vận chuyển, đủ để hàng không hư hỏng trong điều kiện vận chuyển bình thường. Tốt nhất là gửi đề xuất cách đóng gói cho người mua, kèm ảnh mẫu, và xin xác nhận bằng văn bản.
Có phải thuê đơn vị kiểm hàng độc lập không?
Không bắt buộc trừ khi hợp đồng hoặc người mua yêu cầu. Với đơn hàng lớn hoặc người mua mới, nhiều bên tự đặt kiểm hàng trước khi giao. Nếu có, xưởng nên chuẩn bị sẵn thùng mẫu đã duyệt và bảng thông tin để đối chiếu.
Hàng tới nơi bị ẩm mốc thì ai chịu?
Tuỳ nguyên nhân và điều kiện giao hàng trong hợp đồng. Nếu hàng đóng gói đúng yêu cầu, có bằng chứng container sạch khô và túi hút ẩm đủ, phần tranh luận sẽ xoay quanh rủi ro vận chuyển và bảo hiểm. Nếu đóng gói không đúng yêu cầu, bên bán khó tránh trách nhiệm. Vụ việc giá trị lớn nên hỏi luật sư hoặc người làm pháp chế ngoại thương.
Đổi nhà cung cấp thùng carton có phải báo người mua không?
Nếu thùng mới vẫn đúng mọi thông số đã duyệt thì nhiều người mua không yêu cầu báo, nhưng nên làm lại mẫu và lưu ảnh. Nếu thông số khác (lớp sóng, kích thước, vật liệu), phải báo và xin duyệt lại trước khi đóng hàng.
Có cần dịch bản hướng dẫn đóng gói sang tiếng Việt cho công nhân không?
Nên. Công nhân đóng gói là người làm trực tiếp, họ cần một bản tóm tắt tiếng Việt có ảnh minh hoạ từng bước, lấy từ thùng mẫu đã duyệt. Bản tóm tắt này cũng giúp kiểm soát chất lượng giữa các ca.