Người phải ghi nhãn là tổ chức, cá nhân sản xuất hàng hoá trong nước, hoặc nhập khẩu hàng hoá để lưu thông tại Việt Nam. Người chia nhỏ, đóng gói lại hàng thành đơn vị bán mới trở thành người ghi nhãn cho đơn vị đó. Đại lý, nhà phân phối và cửa hàng không phải làm nhãn, nhưng có trách nhiệm không bán hàng thiếu nhãn hoặc nhãn sai.
Chia trách nhiệm như vậy nghe rõ ràng, nhưng trong chuỗi thật có rất nhiều khúc mập mờ: hàng gia công đứng tên ai, hàng nhập về chia lẻ ai ghi, nhà phân phối độc quyền có phải chịu trách nhiệm thay nhà sản xuất nước ngoài không, sàn thương mại điện tử đứng ở đâu. Bài này đi theo từng mắt xích, nêu rõ việc mỗi bên phải làm và thứ giấy tờ nên giữ để khi có sự cố, trách nhiệm quay về đúng người.
Nguyên tắc chung: ai đưa hàng vào lưu thông thì người đó ghi nhãn
Văn bản về nhãn hàng hoá đặt nghĩa vụ ở điểm hàng bắt đầu đi vào thị trường. Với hàng làm trong nước, điểm đó là cơ sở sản xuất. Với hàng nhập khẩu, đó là nhà nhập khẩu, vì nhà sản xuất ở nước ngoài nằm ngoài tầm với của pháp luật Việt Nam. Người ghi nhãn đồng thời chịu trách nhiệm về tính trung thực của nhãn: thông tin trên nhãn sai thì người đầu tiên phải giải trình là người có tên ở mục chịu trách nhiệm.
Nguyên tắc thứ hai là nhãn gốc không được thay đổi sai lệch. Người phía sau trong chuỗi có thể dán thêm nhãn phụ, có thể bổ sung thông tin, nhưng không được che lấp, sửa ngày, sửa tên nhà sản xuất hay xuất xứ ghi trên nhãn gốc. Đây là ranh giới giữa bổ sung hợp lệ và làm sai lệch thông tin hàng hoá.
Nguyên tắc thứ ba thường bị bỏ quên: mọi mắt xích đều có nghĩa vụ không đưa hàng vi phạm tới người tiêu dùng. Một đại lý cấp hai không làm nhãn, nhưng nếu biết hoặc lẽ ra phải biết món hàng không có nhãn tiếng Việt mà vẫn bán, họ vẫn có thể bị xử lý cùng lúc với nhà nhập khẩu.
Mỗi mắt xích làm gì với nhãn
Bảng dưới tóm việc của từng vai trong chuỗi. Một doanh nghiệp có thể đóng nhiều vai cùng lúc, ví dụ vừa nhập khẩu vừa chia nhỏ đóng gói lại, khi đó cộng dồn nghĩa vụ.
| Vai trò | Việc phải làm với nhãn | Giấy tờ nên giữ |
|---|---|---|
| Cơ sở sản xuất trong nước | Làm nhãn gốc đủ nội dung bắt buộc theo nhóm hàng, chịu trách nhiệm tính trung thực | Mẫu bao bì từng phiên bản, bảng kiểm nội dung, căn cứ định lượng và hạn dùng |
| Nhà nhập khẩu | Bảo đảm nhãn gốc có các thông tin tối thiểu khi làm thủ tục, gắn nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa hàng ra thị trường | Bản dịch nhãn gốc, mẫu nhãn phụ, chứng từ nhập khẩu theo lô |
| Người chia nhỏ, đóng gói lại | Làm nhãn cho đơn vị bán mới, ghi trung thực nguồn gốc và vai trò đóng gói của mình | Chứng từ mua hàng gốc, nhãn gốc của bao lớn, sổ theo dõi lô đóng gói |
| Bên đặt gia công đứng tên | Thường là bên chịu trách nhiệm trên nhãn, cùng bên gia công thống nhất nội dung | Hợp đồng gia công có điều khoản về nhãn, bản duyệt nhãn có chữ ký |
| Nhà phân phối, đại lý | Kiểm nhãn khi nhận hàng, không bán hàng thiếu hoặc sai nhãn, phối hợp thu hồi | Hoá đơn, phiếu nhập kho có ghi lô, biên bản kiểm hàng |
| Cửa hàng bán lẻ | Không bày bán hàng thiếu nhãn, không tự ý cắt bỏ nhãn hay dán đè giá lên nội dung bắt buộc | Hoá đơn nguồn gốc, danh sách nhà cung cấp |
Cột giấy tờ quan trọng không kém cột việc phải làm. Khi đoàn kiểm tra phát hiện hàng sai nhãn tại cửa hàng, thứ giúp chủ cửa hàng chứng minh mình là người bán ngay tình chính là hoá đơn và thông tin nhà cung cấp rõ ràng.
Đóng gói lại: chỗ trách nhiệm dễ bị hiểu sai nhất
Mua bao hạt điều 25 kg rồi chia ra túi 500 g, mua can mật ong lớn rồi rót ra chai nhỏ, mua cuộn vải rồi cắt khúc đóng túi là những việc rất phổ biến ở cơ sở nhỏ. Mỗi túi, mỗi chai mới là một đơn vị hàng đóng gói sẵn, và người chia nhỏ là người làm ra đơn vị đó. Họ phải làm nhãn đủ nội dung bắt buộc của nhóm hàng.
Chỗ dễ sai là phần tên tổ chức chịu trách nhiệm và xuất xứ. Người đóng gói lại không được ghi mình là nhà sản xuất nếu mình chỉ chia nhỏ, và không được đổi xuất xứ của hàng chỉ vì công đoạn đóng gói diễn ra ở Việt Nam. Cách ghi thường dùng là nêu rõ vai trò, ví dụ "đóng gói bởi" kèm tên, địa chỉ cơ sở, đồng thời giữ thông tin xuất xứ và nhà sản xuất gốc nếu có. Chuyện ghi "đóng gói tại Việt Nam" khác "sản xuất tại Việt Nam" thế nào, Quy Cách viết riêng ở danh mục ghi xuất xứ.
Một lưu ý về hạn sử dụng: khi chia nhỏ, hạn dùng của gói mới không được dài hơn hạn dùng còn lại của bao gốc, trừ khi người đóng gói có căn cứ chế biến lại và chịu trách nhiệm. Ghi kéo dài hạn dùng vì "mới đóng gói" là một trong những lỗi nặng nhất có thể gặp.
Hàng gia công, hàng nhượng quyền, hàng phân phối độc quyền
Hàng gia công đứng tên bên đặt. Khi một cơ sở thuê nhà máy khác sản xuất rồi bán dưới thương hiệu của mình, nhãn thường ghi bên đặt hàng ở vị trí chịu trách nhiệm, kèm thông tin nhà sản xuất theo cách văn bản cho phép. Hai bên nên thống nhất bằng hợp đồng ai duyệt nhãn, ai chịu chi phí in lại khi nhãn sai. Danh mục này có bài riêng về cách ghi nhãn hàng gia công.
Hàng nhượng quyền hoặc sản xuất theo giấy phép thương hiệu. Người được nhượng quyền sản xuất tại Việt Nam là người đưa hàng vào lưu thông, nên thông thường họ là bên ghi nhãn và có tên trên nhãn, dù nhãn hiệu thuộc về bên nhượng quyền.
Nhà phân phối độc quyền hàng nhập. Nếu nhà phân phối đồng thời là đơn vị đứng tên nhập khẩu, họ gánh nghĩa vụ của nhà nhập khẩu. Nếu họ mua lại từ một nhà nhập khẩu khác, nghĩa vụ nhãn phụ vẫn ở bên nhập khẩu, còn nhà phân phối có nghĩa vụ kiểm và không bán hàng sai nhãn.
Người bán trên sàn thương mại điện tử. Người bán là người đưa hàng tới người mua, nên phải bảo đảm hàng có nhãn và thông tin trên trang bán đúng với nhãn. Sàn có trách nhiệm theo quy định về thương mại điện tử, nhưng không thay người bán làm nhãn.
Hộ kinh doanh và người bán hàng tự làm: nghĩa vụ có nhẹ hơn không
Nghĩa vụ ghi nhãn không chia theo loại hình doanh nghiệp. Hộ kinh doanh làm bánh tráng phơi sương ở Tây Ninh, người làm xà phòng thủ công bán qua mạng, nhóm nông dân đóng gói chè ở Thái Nguyên đều là người đưa hàng vào lưu thông, nên đều là người phải ghi nhãn cho phần hàng đóng gói sẵn của mình. Cái khác nằm ở quy mô hồ sơ: cơ sở nhỏ không cần bộ quy trình dày, nhưng vẫn cần làm được ba việc cốt lõi là biết nhóm hàng của mình phải ghi những gì, có căn cứ cho các con số in trên nhãn, và giữ lại mẫu nhãn của từng đợt in.
Với hộ kinh doanh, tên ở mục chịu trách nhiệm thường là tên hộ theo giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, địa chỉ là địa chỉ kinh doanh đã đăng ký. Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh mà bán hàng đóng gói thường xuyên thì trước hết nên hoàn tất đăng ký, vì một tấm nhãn ghi tên người không có tư cách kinh doanh không giúp gì khi có khiếu nại. Cách viết dòng tên và địa chỉ trên nhãn cho từng loại chủ thể, danh mục này có bài riêng.
Quy trình kiểm nhãn khi nhận hàng cho nhà phân phối và cửa hàng
Người bán không làm nhãn nhưng là chốt chặn cuối trước khi hàng tới tay người tiêu dùng. Một quy trình kiểm đơn giản, làm đều đặn, giúp tránh phần lớn rủi ro bị liên đới.
- Với nhà cung cấp mới, xin một mẫu bao bì hoặc ảnh chụp rõ nét toàn bộ các mặt nhãn trước khi đặt hàng số lượng lớn.
- Đối chiếu mẫu với ba nội dung chung (tên hàng, tên địa chỉ bên chịu trách nhiệm, xuất xứ) và các nội dung riêng của nhóm hàng.
- Khi hàng về, mở ngẫu nhiên vài đơn vị ở các thùng khác nhau để kiểm nhãn có khớp mẫu không, đặc biệt là hạn sử dụng và số lô.
- Với hàng nhập khẩu, kiểm nhãn phụ tiếng Việt đã được gắn trên từng đơn vị bán lẻ chưa, không chỉ trên thùng ngoài.
- Ghi số lô, ngày nhận vào phiếu nhập kho để khi có thu hồi biết ngay lô nào đang nằm ở kệ.
- Hàng thiếu nhãn hoặc nhãn sai: tách riêng, lập biên bản với nhà cung cấp, không tự sửa nhãn rồi bán.
Bước cuối là chỗ người bán hay làm sai vì muốn nhanh. Cửa hàng tự in nhãn phụ dán lên hàng của người khác mà không phải nhà nhập khẩu, không có thông tin gốc, là đang tự nhận trách nhiệm về những nội dung mình không kiểm chứng được.
Khi có sự cố, trách nhiệm được truy ngược thế nào
Khi cơ quan chức năng phát hiện hàng sai nhãn tại cửa hàng, việc đầu tiên thường là xác định nguồn hàng qua hoá đơn và chứng từ. Từ đó, trách nhiệm được truy ngược tới nhà phân phối, nhà nhập khẩu hoặc cơ sở sản xuất. Người bán có hoá đơn, có thông tin nhà cung cấp rõ ràng thì phần trách nhiệm của họ thường dừng ở việc ngừng bán, phối hợp thu hồi. Người bán không chứng minh được nguồn gốc thì dễ bị coi như người chịu trách nhiệm chính về lô hàng đó.
Giữa các doanh nghiệp với nhau, chuyện ai chịu chi phí thu hồi, in lại, bồi thường cho người tiêu dùng là quan hệ dân sự theo hợp đồng. Hợp đồng mua bán và hợp đồng gia công nên có điều khoản riêng về nhãn: bên nào cam kết nội dung nhãn đúng quy định, bên nào duyệt, khi sai thì xử lý ra sao. Thiếu điều khoản này, tranh chấp thường kéo dài và tốn kém hơn chính lỗi nhãn.
Với vụ việc có giá trị lớn, liên quan nhiều bên hoặc có dấu hiệu bị coi là hàng giả, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư thương mại để xác định vị trí pháp lý của mình trước khi ký bất kỳ văn bản giải trình hay thoả thuận bồi thường nào.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng tạp hoá nhỏ có bị phạt vì bán hàng không có nhãn không?
Có thể. Người bán có nghĩa vụ không kinh doanh hàng hoá không có nhãn hoặc nhãn không đúng quy định. Mức độ xử lý phụ thuộc vào hành vi và giá trị hàng theo nghị định xử phạt hiện hành. Giữ hoá đơn nguồn gốc giúp chứng minh mình bán ngay tình và chỉ ra người chịu trách nhiệm chính.
Mua hàng của nhà nhập khẩu rồi tự in nhãn phụ dán lại có được không?
Nếu nhãn phụ của nhà nhập khẩu đã đủ, việc tự dán thêm nhãn khác dễ gây sai lệch và không cần thiết. Nếu hàng về tay mà chưa có nhãn phụ, bạn nên yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung, vì họ mới có thông tin gốc và chịu trách nhiệm về bản dịch.
Hộ kinh doanh đóng gói lại hàng có cần đăng ký gì thêm không?
Đóng gói lại là một hoạt động sản xuất, kinh doanh nên hộ cần đăng ký ngành nghề phù hợp và, với thực phẩm, đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm theo quy định. Hồ sơ giấy phép cụ thể từng loại hàng bạn có thể xem trên GiayPhep.com rồi đối chiếu với cơ quan tiếp nhận.
Nhà sản xuất nước ngoài có chịu trách nhiệm gì về nhãn ở Việt Nam không?
Về mặt quản lý hành chính tại Việt Nam, đầu mối là nhà nhập khẩu. Giữa nhà nhập khẩu và nhà sản xuất nước ngoài, trách nhiệm do hợp đồng quy định. Nhà nhập khẩu nên yêu cầu nhà sản xuất cung cấp đủ thông tin nhãn gốc và thông báo khi có thay đổi công thức, bao bì.
Sàn thương mại điện tử có phải kiểm nhãn của người bán không?
Sàn có nghĩa vụ theo quy định về thương mại điện tử như yêu cầu người bán cung cấp thông tin, gỡ hàng vi phạm khi phát hiện hoặc được yêu cầu. Việc làm nhãn và bảo đảm nhãn đúng vẫn là của người bán và người đưa hàng vào lưu thông.
Cơ sở đóng gói lại có được ghi tên mình to hơn tên nhà sản xuất gốc không?
Văn bản không cấm trình bày tên đơn vị đóng gói nổi bật, nhưng không được khiến người mua hiểu sai rằng đơn vị đóng gói là nhà sản xuất hay làm sai lệch xuất xứ. Nên ghi rõ động từ chỉ vai trò, như đóng gói bởi, phân phối bởi, để người đọc phân biệt được.