Khi giao hàng cho siêu thị hay chuỗi bán lẻ, quy cách đóng gói không còn là chuyện bạn tự quyết: chuỗi thường đòi khai trước kích thước, khối lượng, số đơn vị trong thùng, cách xếp pallet, và kiểm tất cả những thứ đó ở cửa kho. Lệch so với thông tin đã khai, thùng móp, hạn dùng còn lại ngắn hơn mức yêu cầu là những lý do phổ biến khiến cả lô bị từ chối nhận, dù sản phẩm bên trong không có vấn đề gì.
Mỗi chuỗi có bộ quy định nhà cung cấp riêng và bạn phải làm theo văn bản họ đưa. Bài này không chép quy định của chuỗi nào, mà gom những yêu cầu đóng gói hay gặp nhất, giải thích vì sao họ cần, và chỉ cách một cơ sở nhỏ chuẩn bị trước lô đầu để khỏi bị trả hàng. Chuyện đàm phán vào chuỗi, phí mở mã, chiết khấu là việc của phân phối, không bàn ở đây.
Vì sao chuỗi bán lẻ khắt khe với quy cách
Kho của một chuỗi bán lẻ nhận hàng của hàng trăm nhà cung cấp mỗi ngày, xếp lên kệ cố định, rồi chia đi hàng chục, hàng trăm cửa hàng. Mọi thứ chạy bằng dữ liệu: hệ thống biết một thùng của bạn rộng bao nhiêu, nặng bao nhiêu, chứa mấy đơn vị, một pallet có mấy thùng. Khi thùng thực tế khác dữ liệu, kệ không vừa, phiếu chia hàng sai số lượng, cửa hàng nhận thiếu hoặc thừa. Một lỗi nhỏ ở xưởng nhân lên thành lỗi ở cả trăm điểm bán.
Thứ hai là an toàn và vệ sinh. Pallet xếp cao, quấn màng lỏng có thể đổ khi xe nâng di chuyển. Thùng ẩm, móp có thể làm hỏng hàng bên dưới và hàng của nhà cung cấp khác. Hàng thực phẩm cận hạn chiếm chỗ trên kệ mà khó bán.
Thứ ba là trách nhiệm với người tiêu dùng. Chuỗi bán lẻ là bên đưa hàng tới tay người mua, nên họ cần chắc hàng có nhãn đúng quy định, có hồ sơ chứng minh sản phẩm được phép lưu thông. Vì vậy nhiều chuỗi xem nhãn từng đơn vị như một phần của khâu nhận hàng, không chỉ lúc duyệt mẫu.
Hiểu ba lý do này giúp bạn đoán được những yêu cầu chưa được viết ra. Khi bản quy định của chuỗi im lặng về một điểm, hãy tự hỏi điểm đó ảnh hưởng tới dữ liệu kho, tới an toàn xếp dỡ hay tới người tiêu dùng; nếu có, hỏi lại bộ phận thu mua trước khi giao thay vì để nhân viên nhận hàng quyết định tại chỗ.
Những thông tin đóng gói thường phải khai trước
Trước khi mở mã sản phẩm, chuỗi thường gửi một biểu mẫu thông tin sản phẩm. Các dòng liên quan tới đóng gói hay có mặt như sau (ví dụ giả định về cách điền):
| Thông tin | Ý nghĩa | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Kích thước và khối lượng đơn vị bán | Để xếp kệ cửa hàng | Hũ 350 g; cao 11 cm; đường kính 8 cm |
| Số đơn vị trong thùng | Để chia hàng cho cửa hàng | 12 hũ mỗi thùng |
| Kích thước, khối lượng cả bì của thùng | Để xếp kệ kho và tính tải | 34 x 26 x 12 cm; 5,4 kg |
| Số thùng mỗi lớp, số lớp mỗi pallet | Để kho nhận pallet nguyên | 10 thùng mỗi lớp; 8 lớp |
| Mã vạch đơn vị và mã vạch thùng | Để quét khi nhận và khi bán | Mỗi tầng một mã, không trùng |
| Điều kiện bảo quản | Để xếp vào khu phù hợp | Nơi khô mát, tránh nắng |
| Hạn dùng tổng | Để tính hạn còn lại khi nhận | 18 tháng kể từ ngày sản xuất |
Mã vạch là chuyện đăng ký mã số mã vạch, ở đây chỉ nhắc: thùng thường cần mã riêng khác mã đơn vị bán, và hai mã phải khớp quan hệ số lượng đã khai. Đo kích thước và cân thùng sau khi đã đóng thật, không lấy số trên bản vẽ của nhà in.
Yêu cầu về thùng và pallet hay gặp
Thùng đủ cứng để xếp chồng theo số lớp đã khai. Kho sẽ xếp pallet của bạn cao như dữ liệu cho phép. Thùng chịu nén yếu sẽ bẹp ở lớp dưới sau vài ngày lưu kho, nhất là mùa nồm ẩm. Hỏi nhà cung cấp thùng về số lớp sóng và sức chịu nén phù hợp với chiều cao pallet.
Pallet đúng kích thước kho dùng. Nhiều kho dùng một kích thước pallet chuẩn và có giới hạn chiều cao, khối lượng một pallet. Giao hàng trên pallet khác cỡ có thể phải sang pallet tại cửa kho, mất thời gian và có khi bị tính phí.
Một pallet một mã hàng, một lô. Trộn nhiều mã hoặc nhiều lô trên một pallet làm khâu nhận hàng chậm và dễ sai. Nếu buộc phải trộn, xếp theo lớp rõ ràng và ghi tem pallet.
Quấn màng chắc, có tem pallet. Pallet quấn màng đủ vòng để thùng không xô khi xe nâng chạy, tem pallet ghi mã hàng, số thùng, số lô, ngày sản xuất hoặc hạn dùng theo mẫu của chuỗi.
Thùng sạch, khô, không dùng lại thùng cũ. Thùng bẩn, thùng in tên hàng khác là lý do bị trả rất nhanh, nhất là ở khu thực phẩm.
Hạn dùng còn lại khi giao và thông tin theo lô
Phần lớn chuỗi bán lẻ đặt yêu cầu hạn dùng còn lại tối thiểu khi nhận hàng, tính theo tỷ lệ của tổng hạn dùng hoặc theo số ngày, khác nhau theo nhóm hàng. Con số cụ thể nằm trong hợp đồng nhà cung cấp; bạn cần biết nó trước khi lên kế hoạch sản xuất. Một cơ sở nhỏ sản xuất lô lớn rồi giao rải rác trong nhiều tháng rất dễ rơi vào cảnh hàng tồn kho chưa hết hạn nhưng đã không đủ điều kiện giao chuỗi.
Thông tin theo lô trên thùng phải khớp với hàng bên trong. Nhân viên kho thường mở ngẫu nhiên vài thùng để kiểm: hạn dùng trên gói khác hạn dùng trên thùng, hoặc trong thùng lẫn hai lô, là lý do để từ chối cả pallet. Quy tắc đơn giản là mỗi thùng một lô, thông tin lô in lúc đóng thùng chứ không in sẵn.
Nếu bạn phải đổi nhãn (đổi thành phần, đổi địa chỉ sau sắp xếp đơn vị hành chính, đổi thiết kế), hãy báo chuỗi trước khi giao lô có nhãn mới. Hàng giao tới với nhãn khác mẫu đã duyệt có thể bị giữ lại chờ xác nhận, dù thay đổi là hợp lệ.
Chuẩn bị trước lô giao đầu tiên
Lô đầu là lô dễ bị trả nhất, vì mọi thứ đều mới. Một trình tự gọn:
- Đọc kỹ bộ quy định nhà cung cấp của chuỗi, đánh dấu mọi dòng nói về bao bì, thùng, pallet, tem, hạn dùng, lịch giao.
- Làm một thùng mẫu và một pallet mẫu đúng như sẽ giao; đo, cân, chụp ảnh từng mặt; điền biểu mẫu thông tin sản phẩm từ số đo thật.
- Kiểm nhãn từng đơn vị bán theo danh sách nội dung bắt buộc của nhóm hàng, và chuẩn bị bộ hồ sơ sản phẩm (công bố hoặc tự công bố nếu thuộc diện, phiếu kiểm nghiệm nếu chuỗi yêu cầu).
- Hỏi chuỗi về yêu cầu tem pallet và phiếu giao hàng: mẫu nào, ghi những gì, đặt ở đâu.
- Đặt lịch giao theo quy trình của kho; giao ngoài khung giờ đã hẹn thường không được nhận.
- Cử người đi cùng lô đầu để nghe trực tiếp nhân viên nhận hàng góp ý; sửa ngay cho lô sau.
Hồ sơ cho phép sản phẩm lưu thông (công bố, tự công bố, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện) là phần chuỗi xem rất kỹ; danh mục từng loại giấy phép và hồ sơ có thể xem trên GiayPhep.com.
Những lý do bị trả hàng có thể tránh
Số đơn vị trong thùng khác dữ liệu đã khai. Đổi thùng 12 sang 10 mà chưa cập nhật với chuỗi. Báo thay đổi và chờ xác nhận trước khi giao quy cách mới.
Thùng móp, ướt, bẩn. Thường do xe giao không có mui hoặc xếp lẫn hàng nặng. Che chắn, xếp hàng mình riêng, kiểm thùng trước khi lên xe.
Hạn dùng còn lại ngắn. Quản lý xuất kho theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, và tách tồn kho dành cho chuỗi với tồn kho bán kênh khác.
Nhãn thiếu hoặc khác mẫu duyệt. In nhãn mới mà quên báo, hoặc dán nhãn phụ lệch che mất thông tin. Kiểm nhãn là bước cuối trước khi đóng thùng.
Pallet không đúng chuẩn hoặc quá chiều cao. Hỏi rõ trước, đừng đoán theo kinh nghiệm với chuỗi khác. Mỗi kho có thiết bị nâng và kệ riêng; con số đúng ở kho này có thể sai ở kho kia của cùng một chuỗi.
Phiếu giao hàng không khớp đơn đặt hàng. Giao dư, giao thiếu, giao mã không có trong đơn đều làm khâu nhận chậm lại và có thể bị từ chối phần lệch. In phiếu từ đúng đơn đặt hàng của chuỗi, đếm lại trước khi xe chạy.
Khi lô hàng bị trả: xử lý thế nào cho đúng
Bị trả hàng ở cửa kho là chuyện xảy ra với nhà cung cấp nào cũng có lúc. Việc đầu tiên là lấy biên bản hoặc phiếu từ chối ghi rõ lý do, số lượng, mã hàng, kèm ảnh nếu được. Không có biên bản thì sau này rất khó đối chiếu công nợ và khó biết lỗi nằm ở khâu nào.
Hàng mang về phải được phân loại theo lý do. Hàng bị trả vì thùng móp nhưng sản phẩm bên trong nguyên vẹn có thể đóng sang thùng mới đúng quy cách. Hàng bị trả vì hạn dùng còn lại ngắn có thể chuyển sang kênh bán khác còn chấp nhận, miễn vẫn trong hạn dùng và nhãn giữ nguyên. Hàng có nhãn sai hoặc thiếu thì phải xử lý nhãn theo đúng quy định trước khi bán ở bất cứ đâu, không đưa sang kênh khác "cho xong".
Điều không được làm là sửa thông tin trên nhãn để hàng trông còn hạn lâu hơn, hay dán nhãn mới đè lên ngày sản xuất, hạn dùng gốc. Hàng hết hạn hoặc hư hỏng thì huỷ theo quy trình của cơ sở và lưu biên bản. Cuối cùng, ghi lý do trả hàng vào sổ theo dõi; ba lần bị trả cùng một lý do là dấu hiệu phải sửa quy trình đóng gói chứ không phải do xui.
Câu hỏi thường gặp
Siêu thị có được từ chối nhận hàng vì thùng móp không?
Việc nhận hay từ chối phụ thuộc vào hợp đồng nhà cung cấp và quy định nhận hàng mà bạn đã chấp nhận. Hầu hết chuỗi có điều khoản cho phép từ chối hàng có bao bì hư hỏng, vì thùng móp có thể làm hỏng hàng bên trong và hàng xung quanh. Đọc kỹ điều khoản đó trước khi ký.
Thùng giao siêu thị có cần nhãn đầy đủ như từng gói không?
Nếu thùng chỉ để vận chuyển và siêu thị bán lẻ từng gói, thùng thường chỉ cần thông tin nhận diện, lô, hạn dùng và mã vạch thùng theo yêu cầu của chuỗi. Nếu siêu thị bán nguyên thùng, thùng phải mang nhãn với đủ nội dung bắt buộc.
Hạn dùng còn lại tối thiểu khi giao là bao nhiêu?
Không có con số chung do pháp luật đặt; đây là điều kiện thương mại do từng chuỗi quy định theo nhóm hàng, ghi trong hợp đồng nhà cung cấp. Hãy hỏi con số cụ thể trước khi lập kế hoạch sản xuất, vì nó quyết định lô hàng của bạn còn giao được trong bao lâu.
Có cần mã vạch riêng cho thùng không?
Nhiều chuỗi yêu cầu thùng có mã vạch riêng, khác mã đơn vị bán, để quét khi nhận hàng theo thùng. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch là việc riêng; ở đây chỉ lưu ý mã thùng và mã đơn vị phải khớp số lượng đã khai.
Thùng trưng bày mở ra đặt thẳng lên kệ là gì?
Đó là kiểu thùng được thiết kế để nhân viên cửa hàng xé một phần rồi đặt nguyên lên kệ, đỡ công xếp từng gói. Một số chuỗi khuyến khích hoặc yêu cầu với hàng bán nhanh. Thiết kế loại này cần làm với nhà in bao bì và duyệt mẫu với chuỗi trước.
Đổi địa chỉ cơ sở sau sắp xếp đơn vị hành chính có phải báo chuỗi không?
Nên báo. Địa chỉ trên nhãn thay đổi là thay đổi so với mẫu đã duyệt, nhân viên nhận hàng có thể giữ lô lại chờ xác nhận. Gửi mẫu nhãn mới và giấy tờ liên quan trước khi giao lô đầu mang nhãn mới.