Khi bạn đặt một nhà máy khác sản xuất rồi bán hàng dưới thương hiệu của mình, nhãn phải thể hiện trung thực ai là bên chịu trách nhiệm về hàng hoá và ai thực sự sản xuất. Thông thường bên đặt hàng đứng tên ở vị trí chịu trách nhiệm, còn nhà máy được thể hiện bằng các cụm như "sản xuất bởi", "sản xuất tại" kèm tên, địa chỉ; cách ghi chính xác cho từng trường hợp bạn đối chiếu văn bản về nhãn hiện hành.
Mô hình này rất phổ biến: thương hiệu mỹ phẩm nhỏ đặt nhà máy làm kem, chuỗi cửa hàng đặt xưởng làm bánh mang tên chuỗi, thương hiệu cà phê thuê xưởng rang, hộ kinh doanh đặt cơ sở khác đóng gói hạt điều. Ở góc nhãn, chuyện cốt lõi là không để người mua hiểu sai rằng bên bán tự làm ra hàng nếu thực tế không phải, và không để hai bên đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố.
Bài này nói về hàng gia công để bán trong nước. Gia công cho thương hiệu nước ngoài để xuất khẩu, ghi xuất xứ cho hàng OEM, Quy Cách viết ở danh mục ghi xuất xứ.
Ba mô hình đặt sản xuất và vì sao cách ghi nhãn khác nhau
Gia công theo công thức của bên đặt. Bên đặt hàng có công thức, có tiêu chuẩn sản phẩm, đôi khi cung cấp cả nguyên liệu chính và bao bì; nhà máy chỉ thực hiện công đoạn sản xuất. Ở mô hình này, bên đặt hàng nắm bản chất sản phẩm nên thường là bên chịu trách nhiệm trên nhãn.
Đặt hàng sản phẩm có sẵn của nhà máy. Nhà máy đã có sẵn một sản phẩm và công thức, bên đặt hàng chỉ chọn rồi in thương hiệu riêng. Người ta hay gọi là nhãn riêng. Sản phẩm có thể giống hệt sản phẩm nhà máy bán cho nhiều thương hiệu khác. Bên đặt hàng vẫn có thể đứng tên chịu trách nhiệm, nhưng cần hiểu mình đang chịu trách nhiệm cho một công thức mình không làm ra, nên phải có đủ hồ sơ từ nhà máy.
Đồng phát triển. Nhà máy và bên đặt hàng cùng phát triển công thức, bên đặt hàng sở hữu kết quả. Mô hình này nằm giữa hai mô hình trên, và nên được hợp đồng quy định rõ ai nắm hồ sơ kỹ thuật. Dù mô hình nào, nhãn cũng phải thể hiện đúng vai trò thật của các bên, không phải vai trò mà bên bán muốn người mua nghĩ.
Các cách thể hiện vai trò trên nhãn
Bảng dưới là các cách diễn đạt thường gặp trên nhãn hàng gia công, kèm ý nghĩa và chỗ cần cẩn thận. Đây là ví dụ giả định, không phải mẫu bắt buộc.
| Cách ghi | Người đọc hiểu là | Lưu ý |
|---|---|---|
| "Sản xuất bởi" kèm tên nhà máy, "phân phối bởi" kèm tên thương hiệu | Nhà máy làm ra hàng, thương hiệu bán hàng | Rõ ràng nhất, nhưng phải xác định bên nào là bên chịu trách nhiệm chính |
| "Sản xuất cho" kèm tên thương hiệu, "tại" kèm tên nhà máy | Hàng được làm theo đơn đặt của thương hiệu | Cách diễn đạt phổ biến cho hàng nhãn riêng |
| "Chịu trách nhiệm sản phẩm" kèm tên thương hiệu, "sản xuất tại" kèm địa chỉ nhà máy | Thương hiệu đứng ra trả lời, nhà máy là nơi làm | Hợp khi thương hiệu nắm hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ công bố |
| Chỉ có tên thương hiệu, không nhắc nhà máy | Thương hiệu tự sản xuất | Dễ gây hiểu sai nếu thực tế là gia công; đối chiếu văn bản xem có được lược thông tin nơi sản xuất không |
Điểm chung là cụm động từ đi trước tên mỗi bên. Một dòng chỉ có hai cái tên đứng cạnh nhau, không có động từ chỉ vai trò, khiến người mua và người kiểm tra không biết ai làm gì. Chi phí thêm vài chữ trên nhãn rất nhỏ so với lợi ích rõ ràng.
Hồ sơ công bố, nếu có, đứng tên ai
Nhãn phải khớp với hồ sơ. Với thực phẩm, mỹ phẩm và các nhóm hàng phải tự công bố hoặc đăng ký trước khi lưu thông, bên đứng tên hồ sơ công bố thường cũng là bên chịu trách nhiệm trên nhãn. Nhãn ghi bên A chịu trách nhiệm mà hồ sơ công bố đứng tên bên B là một điểm bất nhất dễ bị phát hiện.
Bên đứng tên phải có điều kiện. Một số nhóm hàng yêu cầu bên đứng tên đưa sản phẩm ra thị trường phải đáp ứng điều kiện nhất định, và nhà máy gia công phải đáp ứng điều kiện sản xuất của nhóm hàng đó. Bên đặt hàng nên xin bản sao giấy tờ điều kiện sản xuất của nhà máy và lưu lại.
Thủ tục cụ thể theo nhóm hàng. Hồ sơ công bố, đăng ký từng nhóm hàng có thủ tục riêng; bạn xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com rồi đối chiếu với cơ quan tiếp nhận hiện hành.
Đổi nhà máy là đổi hồ sơ. Chuyển sang nhà máy gia công khác thường kéo theo việc cập nhật hồ sơ công bố và nhãn, kể cả khi công thức giữ nguyên. Đừng in tiếp bao bì cũ có thông tin nhà máy cũ.
Điều khoản về nhãn nên có trong hợp đồng gia công
Phần lớn tranh chấp về nhãn giữa bên đặt hàng và nhà máy xuất phát từ hợp đồng im lặng về chuyện nhãn. Những điều khoản dưới đây nên có, dù hợp đồng ngắn đến đâu:
- Bên nào thiết kế nhãn, bên nào duyệt cuối cùng, duyệt bằng hình thức gì (bản in thử có chữ ký, xác nhận bằng văn bản).
- Bên nào cam kết nội dung nhãn đúng quy định, và cam kết đó dựa trên thông tin nào do bên kia cung cấp (công thức, định lượng, hạn sử dụng).
- Bên nào mua và lưu kho bao bì in sẵn; khi đổi nhãn, bao bì tồn xử lý ra sao, ai chịu chi phí.
- Cách ghi ngày sản xuất, số lô, hạn sử dụng; ai vận hành máy in ngày và chịu trách nhiệm khi in sai.
- Trách nhiệm khi phải thu hồi hàng vì lỗi nhãn: phân chia chi phí, nghĩa vụ phối hợp, thời hạn thông báo cho nhau.
- Quyền sử dụng tên, địa chỉ nhà máy trên nhãn và việc chấm dứt quyền đó khi hợp đồng kết thúc.
Hợp đồng gia công có thể dùng mẫu chung của nhà máy, nhưng phần nhãn nên được đọc kỹ riêng. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc sản phẩm có rủi ro như mỹ phẩm, thực phẩm cho trẻ nhỏ, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư thương mại trước khi ký.
Quy trình duyệt nhãn giữa bên đặt hàng và nhà máy
Một quy trình duyệt nhãn rõ ràng giúp hai bên không đổ lỗi cho nhau khi nhãn sai. Các bước dưới đây áp được cho cả đơn hàng nhỏ.
- Bên đặt hàng gửi bản thông tin sản phẩm: tên gọi chung, thành phần theo công thức đã chốt, định lượng, cách tính hạn sử dụng, các lời khẳng định muốn đưa lên nhãn.
- Nhà máy đối chiếu bản thông tin với công thức thật và năng lực sản xuất, phản hồi bằng văn bản những điểm không khớp.
- Bên thiết kế, dù thuộc bên nào, dựng bản nhãn trên đúng kích thước bao bì, kèm bảng kiểm nội dung bắt buộc của nhóm hàng.
- Hai bên cùng ký duyệt bản in thử, ghi ngày duyệt và số phiên bản nhãn; bản duyệt được lưu ở cả hai bên.
- Lô đầu tiên sản xuất xong, bên đặt hàng kiểm ngẫu nhiên vài đơn vị để xác nhận nhãn khớp bản duyệt, đặc biệt phần in ngày và số lô.
- Mỗi lần thay đổi công thức, nguyên liệu, nhà cung cấp bao bì hay địa chỉ, quay lại bước một và tăng số phiên bản.
Số phiên bản nhãn nghe có vẻ thủ tục, nhưng khi có khiếu nại về một lô hàng sản xuất cách đây nửa năm, đó là cách nhanh nhất để biết lô đó dùng nhãn nào, ai đã duyệt và dựa trên thông tin gì.
Những rủi ro điển hình của bên đặt hàng
Rủi ro thứ nhất là nhận hàng có nhãn đúng hình thức nhưng nội dung không khớp sản phẩm, vì nhà máy thay nguyên liệu mà không báo. Bên đặt hàng đứng tên chịu trách nhiệm sẽ là người bị hỏi đầu tiên. Cách phòng là có điều khoản cấm thay đổi công thức không báo trước, và kiểm định định kỳ một vài chỉ tiêu cốt lõi của sản phẩm.
Rủi ro thứ hai là nhà máy dùng cùng công thức, cùng bao bì gần giống để bán cho thương hiệu khác, người mua nhầm hai sản phẩm. Đây là chuyện của hợp đồng và sở hữu trí tuệ nhiều hơn là chuyện nhãn hàng hoá, nhưng bắt đầu từ việc bên đặt hàng không chốt quyền đối với thiết kế bao bì.
Rủi ro thứ ba là nhà máy ngừng hoạt động hoặc mất điều kiện sản xuất trong khi hàng còn trên thị trường. Bên đặt hàng nên giữ hồ sơ lô hàng, mẫu lưu và thông tin truy xuất của từng lô để vẫn giải trình được khi nhà máy không còn.
Nhà máy gia công cũng có phần trách nhiệm
Nhà máy gia công không đứng tên chịu trách nhiệm chính trên nhãn không có nghĩa là vô can. Nếu nhà máy sản xuất không đúng công thức đã thoả thuận, không đúng điều kiện sản xuất, hoặc in sai ngày tháng do lỗi vận hành, trách nhiệm hành chính và dân sự có thể quay về nhà máy, tuỳ việc cơ quan chức năng xác định lỗi phát sinh ở khâu nào.
Nhà máy cũng không nên nhận in nhãn cho những nội dung mình biết là sai, như ghi "nguyên chất" cho sản phẩm có pha trộn, ghi công dụng mà sản phẩm không có, ghi xuất xứ không đúng. Việc bên đặt hàng yêu cầu không phải là căn cứ để nhà máy thoát trách nhiệm khi chính nhà máy là bên in và đóng hàng. Một nhà máy cẩn thận thường có quy trình soát nhãn của khách trước khi đưa vào dây chuyền, và lưu bằng chứng đã cảnh báo khách khi phát hiện điểm không đúng.
Câu hỏi thường gặp
Bên đặt gia công có bắt buộc ghi tên nhà máy lên nhãn không?
Văn bản về nhãn đòi hỏi thể hiện tổ chức chịu trách nhiệm và địa chỉ, và với nhiều trường hợp cũng cần thông tin nơi sản xuất. Việc lược hoàn toàn thông tin nhà máy có hợp lệ không phụ thuộc vào câu chữ hiện hành và nhóm hàng, nên bạn đối chiếu văn bản. Cách an toàn là thể hiện cả hai bên kèm vai trò.
Hộ kinh doanh có được đứng tên đặt gia công rồi bán dưới thương hiệu mình không?
Được, nếu ngành nghề đăng ký phù hợp và nhóm hàng không đòi hỏi bên đưa sản phẩm ra thị trường phải là loại hình doanh nghiệp nhất định. Một số nhóm hàng như mỹ phẩm, thực phẩm có điều kiện riêng về bên đứng tên hồ sơ công bố, cần kiểm trước.
Nhà máy có được dùng tên thương hiệu của bên đặt hàng để bán ra ngoài không?
Không được nếu không có sự đồng ý của chủ thương hiệu. Đây là vấn đề sở hữu trí tuệ và hợp đồng. Hợp đồng gia công nên có điều khoản cấm nhà máy sử dụng nhãn hiệu, bao bì của bên đặt hàng ngoài phạm vi đơn hàng.
Nhãn hàng gia công có phải ghi số hợp đồng gia công không?
Không. Số hợp đồng là thông tin nội bộ giữa hai bên, không thuộc nội dung bắt buộc của nhãn. Thứ cần có là tên, địa chỉ các bên theo đúng vai trò và các nội dung bắt buộc khác của nhóm hàng.
Đặt cùng một nhà máy làm sản phẩm cho hai thương hiệu của mình thì nhãn sao?
Mỗi thương hiệu là một sản phẩm với nhãn riêng, nhưng bên chịu trách nhiệm và nhà máy có thể giống nhau. Nếu hai sản phẩm thực chất giống hệt nhau, nên cẩn thận với những lời khẳng định khác biệt trên nhãn để không bị coi là gây hiểu sai.
Nhà máy có được từ chối in nhãn theo yêu cầu của bên đặt hàng không?
Có thể, khi nhà máy cho rằng nội dung nhãn sai quy định hoặc sai sự thật về sản phẩm. Nhà máy cũng chịu trách nhiệm về những gì mình sản xuất và đóng gói. Hai bên nên quy định trong hợp đồng cách xử lý bất đồng về nội dung nhãn.