Khi đăng một sản phẩm lên sàn thương mại điện tử, bạn phải thoả hai bộ yêu cầu cùng lúc: các trường thông tin bắt buộc mà sàn đặt ra cho từng ngành hàng, và nghĩa vụ của người bán theo pháp luật là cung cấp thông tin trung thực, khớp với nhãn của hàng giao đi. Hai bộ yêu cầu này phần lớn trùng nhau nhưng không giống hệt. Điền cho qua được bước kiểm duyệt của sàn chưa chắc đã đủ về pháp lý.
Sàn là nơi trung gian, có trách nhiệm theo quy định về thương mại điện tử như kiểm soát người bán, gỡ hàng vi phạm, phối hợp với cơ quan chức năng. Nhưng sàn không làm nhãn thay bạn và không chịu thay bạn trách nhiệm về thông tin sản phẩm. Bài này đi qua từng nhóm trường hay gặp khi đăng sản phẩm, cách lấy dữ liệu từ nhãn, cách chụp ảnh nhãn và những lỗi thường làm sản phẩm bị ẩn hay bị gỡ. Bài không quảng cáo sàn nào; các tên trường được mô tả theo nghĩa chung, mỗi sàn có thể gọi khác.
Yêu cầu của sàn và yêu cầu của pháp luật: chỗ trùng, chỗ lệch
Sàn đặt ra các trường thông tin để quản lý danh mục, hiển thị cho người mua và kiểm soát rủi ro. Một số trường trùng hẳn với nội dung nhãn: tên sản phẩm, thương hiệu, xuất xứ, khối lượng, thành phần. Một số trường phục vụ vận hành của sàn: cân nặng gói hàng để tính phí vận chuyển, kích thước thùng, mã sản phẩm nội bộ. Một số trường là tuỳ chọn trên giao diện nhưng với ngành hàng của bạn lại là thông tin bắt buộc theo nhãn, ví dụ hạn sử dụng, cảnh báo cho đồ chơi trẻ em.
Chỗ lệch hay gây rắc rối nhất là khi trường của sàn để tuỳ chọn và người bán bỏ trống. Trên giao diện sản phẩm vẫn được đăng, nhưng trang bán thiếu thông tin mà người mua cần để quyết định, và khi có khiếu nại, người bán không có gì để chứng minh đã cung cấp đủ. Cách làm an toàn là coi mọi trường có liên quan tới nội dung nhãn là bắt buộc, dù sàn có đánh dấu sao hay không.
Chiều ngược lại cũng có: sàn đòi những thông tin mà nhãn không có, ví dụ chất liệu chi tiết của từng bộ phận hay chứng nhận nào đó. Khi không có dữ liệu thật, đừng điền đại để qua bước đăng. Chọn đúng lựa chọn "không áp dụng" hoặc hỏi bộ phận hỗ trợ người bán. Thông tin điền sai còn tệ hơn để trống, vì nó trở thành một lời khẳng định của bạn với người mua.
Các trường hay gặp và cách lấy dữ liệu từ nhãn
Tên trường dưới đây là cách gọi phổ biến, mỗi sàn có thể khác đôi chút. Cột cuối là lỗi hay gặp khi người bán điền vội.
| Trường trên sàn | Lấy từ đâu | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Tên sản phẩm | Tên hàng hoá trên nhãn, thêm đặc điểm phân biệt | Nhồi từ khoá tìm kiếm tới mức tên hàng thật bị lẫn mất |
| Thương hiệu | Nhãn hiệu in trên bao bì | Ghi "không thương hiệu" cho hàng có nhãn hiệu, hoặc ngược lại |
| Xuất xứ | Dòng xuất xứ trên nhãn gốc hoặc nhãn phụ | Chọn theo nơi shop nhập hàng thay vì nơi sản xuất |
| Khối lượng, thể tích | Định lượng ghi trên nhãn | Nhầm khối lượng tịnh với cân nặng gói hàng dùng để tính phí giao |
| Thành phần, chất liệu | Nhãn, tài liệu kèm theo | Chỉ ghi vài thành phần chính, bỏ chất dễ gây dị ứng |
| Hạn sử dụng | Nhãn của lô đang bán | Ghi một ngày cố định rồi quên sửa khi đổi lô |
| Tên, địa chỉ nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu | Nhãn gốc, nhãn phụ | Điền tên shop vào chỗ nhà sản xuất |
| Mô tả sản phẩm | Viết từ nhãn và hiểu biết thực tế | Thêm công dụng không có trong nhãn hay hồ sơ |
Một mẹo thực tế: tạo một tệp bảng tính "hồ sơ sản phẩm" cho từng mã hàng, mỗi cột ứng với một trường trên sàn, dữ liệu chép thẳng từ nhãn. Khi đăng lên sàn khác hay cập nhật, bạn chép từ tệp này chứ không gõ lại. Tệp này cũng là chỗ ghi ngày đổi nhãn, đổi lô.
Ảnh nhãn: bức ảnh mà người bán hay quên chụp
Ít nhất một ảnh đọc được nhãn mặt sau. Ảnh bìa sản phẩm thường là ảnh đẹp, chụp mặt trước. Hãy thêm một ảnh chụp thẳng phần nhãn có thành phần, định lượng, nhà sản xuất, đủ nét để người mua phóng to đọc được. Ảnh này vừa giúp người mua, vừa là bằng chứng cho bạn về thông tin đã công khai.
Che hạn dùng cụ thể nếu cần, nhưng không che nội dung khác. Có shop không muốn ảnh lộ ngày hạn của một lô cụ thể vì sẽ đổi lô. Bạn có thể chụp để phần ngày nằm ngoài khung hoặc ghi chú hạn thay đổi theo lô, nhưng đừng làm mờ thành phần hay tên nhà sản xuất.
Ảnh nhãn phải là nhãn của đúng phiên bản đang bán. Đổi bao bì mà giữ ảnh nhãn cũ là nguồn khiếu nại phổ biến. Khi nhập lô có bao bì mới, chụp lại ngay.
Hàng nhập khẩu chụp cả nhãn phụ. Với hàng nhập, ảnh cả nhãn gốc tiếng nước ngoài và nhãn phụ tiếng Việt cho người mua thấy hàng đã có nhãn phụ đúng quy định. Đây cũng là điều nhiều sàn kiểm khi duyệt ngành hàng nhập khẩu.
Không dùng ảnh nhãn của người bán khác. Chép ảnh từ trang khác vừa có rủi ro bản quyền, vừa có thể là nhãn của lô khác, bao bì khác. Ảnh nhãn phải chụp từ hàng trong kho của chính bạn.
Ngành hàng hạn chế: thực phẩm, mỹ phẩm, đồ cho trẻ em
Mỗi sàn có danh sách ngành hàng mà người bán phải nộp thêm giấy tờ trước khi được đăng, thường gồm thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, mỹ phẩm, đồ dùng cho trẻ nhỏ, thiết bị y tế, đồ điện. Giấy tờ thường được hỏi là đăng ký kinh doanh, giấy tờ công bố sản phẩm hoặc phiếu công bố, giấy chứng nhận đủ điều kiện của cơ sở sản xuất, chứng từ nhập khẩu, giấy uỷ quyền phân phối. Danh sách cụ thể do sàn quy định và thay đổi theo thời gian.
Đừng nhầm yêu cầu của sàn với toàn bộ yêu cầu pháp lý. Có ngành hàng mà sàn chưa đòi giấy tờ nhưng pháp luật vẫn yêu cầu, và ngược lại sàn có thể đòi chặt hơn mức tối thiểu của pháp luật để tự bảo vệ. Khi chuẩn bị hồ sơ, bạn xác định giấy tờ theo pháp luật trước, sau đó mới đối chiếu danh sách của sàn. Hồ sơ từng loại giấy phép, công bố bạn tra trên GiayPhep.com.
Một lỗi phổ biến của người bán mới là đăng sản phẩm thực phẩm vào ngành hàng khác cho khỏi bị đòi giấy tờ, ví dụ đăng trà thảo mộc vào mục quà tặng, đăng kem dưỡng vào mục đồ dùng gia đình. Cách này vừa vi phạm quy định của sàn, vừa khiến trang bán sai bản chất hàng hoá. Khi sàn quét lại danh mục, sản phẩm bị gỡ và tài khoản có thể bị phạt điểm. Chọn đúng ngành hàng ngay từ đầu là việc của người bán có trách nhiệm.
Với thực phẩm bảo vệ sức khoẻ và các sản phẩm có quy định quảng cáo riêng, phần mô tả trên sàn còn phải theo quy định về quảng cáo của nhóm hàng đó, không chỉ quy định về nhãn. Ở mức tối thiểu, không mô tả sản phẩm như thuốc và không gán công dụng chữa bệnh.
Nhiều phân loại trong một trang: màu, cỡ, mùi vị, quy cách
Sàn cho phép gom nhiều phân loại vào một trang sản phẩm để người mua chọn. Tiện, nhưng là chỗ thông tin dễ lệch nhất:
- Mỗi phân loại có thể có nhãn khác: hộp 250 g và hộp 500 g khác định lượng, vị cay và vị không cay khác thành phần. Mô tả chung phải nói rõ phần nào áp dụng cho phân loại nào.
- Ảnh nhãn cần có cho từng phân loại khác thành phần, không chỉ một ảnh đại diện.
- Không gom các sản phẩm khác bản chất vào một trang chỉ vì cùng giá, ví dụ mật ong và nước mật ong pha.
- Không gom hàng mới với hàng trưng bày, hàng hộp móp vào cùng một trang mà không nói rõ.
- Hết một phân loại thì tắt phân loại đó, không để người mua đặt rồi giao hàng thay thế khác nhãn.
- Combo gồm nhiều sản phẩm phải liệt kê từng món và thông tin chính của từng món, không chỉ ghi tên combo.
Nguyên tắc chung: người mua chọn phân loại nào thì phải đọc được thông tin đúng của phân loại đó trước khi bấm mua. Nếu trang quá rối để làm được điều này, tách thành nhiều trang sản phẩm.
Kiểm lại trước khi bấm đăng
Một vòng kiểm năm phút trước khi đăng giúp tránh phần lớn lỗi bị gỡ và khiếu nại về sau. Thứ tự gợi ý:
- Đặt sản phẩm thật cạnh màn hình, đọc lần lượt từng trường đã điền và so với nhãn.
- Kiểm ngành hàng đã chọn có đúng bản chất sản phẩm không, có thuộc ngành hàng phải nộp giấy tờ không.
- Kiểm ảnh: có ảnh nhãn đọc được, đúng bao bì đang bán, không có ảnh chép của người khác.
- Đọc lại phần mô tả, gạch bỏ mọi câu khẳng định không có căn cứ trong nhãn hoặc hồ sơ.
- Kiểm phân loại: mỗi phân loại có thông tin đúng, hàng hết đã tắt.
- Lưu bản chụp trang sau khi đăng vào hồ sơ sản phẩm, ghi ngày.
Nếu sản phẩm bị sàn gỡ vì thông tin, đọc kỹ lý do sàn đưa ra, sửa đúng chỗ đó và lưu lại thông báo của sàn. Đăng lại y nguyên dưới một trang mới để né kiểm duyệt là hành vi vi phạm quy định sàn và chỉ làm tình hình tệ hơn.
Sàn gỡ sản phẩm vì thông tin: hiểu lý do để sửa đúng
Thông báo gỡ sản phẩm thường ngắn và chung chung, kiểu "thông tin sản phẩm không chính xác" hay "vi phạm chính sách ngành hàng". Các nguyên nhân hay gặp: tên sản phẩm chứa từ khoá không liên quan hoặc tên thương hiệu khác, ảnh không khớp với mô tả, ngành hàng chọn sai, thiếu giấy tờ cho ngành hàng hạn chế, mô tả có từ ngữ bị cấm như công dụng chữa bệnh, hoặc có khiếu nại từ người mua hay từ chủ nhãn hiệu.
Khi bị gỡ, việc đầu tiên là xác định nhóm lỗi. Nếu là lỗi thông tin, sửa trang cho khớp nhãn. Nếu là lỗi giấy tờ, bổ sung giấy tờ thật. Nếu là khiếu nại về nhãn hiệu hay hàng giả, đó là vấn đề nghiêm trọng hơn chuyện trang bán, cần kiểm lại nguồn hàng, và tranh chấp lớn thì nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi phản hồi. Ghi lại từng lần bị gỡ và cách đã sửa, vì sàn theo dõi lịch sử vi phạm của tài khoản và người bán có hồ sơ sạch dễ được xem xét hơn khi kháng nghị.
Câu hỏi thường gặp
Sàn không bắt điền hạn sử dụng, có cần ghi không?
Nên ghi. Trường để tuỳ chọn trên giao diện không có nghĩa thông tin đó không quan trọng với người mua. Với hàng có hạn dùng, cách ghi hợp lý là hạn in trên bao bì và cam kết thời gian còn lại tối thiểu khi giao.
Có được dùng ảnh do nhà sản xuất cung cấp không?
Được, nếu nhà sản xuất cho phép người bán dùng ảnh đó và ảnh đúng với phiên bản hàng bạn đang bán. Dù vậy vẫn nên có ít nhất một ảnh nhãn chụp từ hàng trong kho của bạn, để chứng minh hàng thật có nhãn như mô tả.
Cân nặng sản phẩm trên sàn có phải là khối lượng tịnh không?
Thường không. Trường cân nặng để tính phí vận chuyển là cân nặng cả gói hàng gồm bao bì, còn khối lượng tịnh là lượng hàng bên trong theo nhãn. Hai con số khác nhau và phải ghi đúng chỗ, đừng dùng lẫn.
Đăng sản phẩm vào ngành hàng khác để khỏi nộp giấy tờ có sao không?
Có. Cách này vi phạm quy định của sàn và làm trang bán sai bản chất hàng hoá. Khi sàn rà lại, sản phẩm bị gỡ, tài khoản có thể bị phạt điểm hoặc khoá. Nên chọn đúng ngành hàng và chuẩn bị đủ giấy tờ.
Sàn có chịu trách nhiệm nếu thông tin sản phẩm của người bán sai không?
Sàn có nghĩa vụ riêng theo quy định về thương mại điện tử như kiểm soát người bán và gỡ hàng vi phạm khi phát hiện. Nhưng trách nhiệm về tính đúng của thông tin sản phẩm trước hết thuộc về người bán đã đăng thông tin đó.
Một trang gom nhiều phân loại có thành phần khác nhau thì ghi thế nào?
Ghi riêng thông tin cho từng phân loại trong mô tả và có ảnh nhãn của từng loại. Nếu khác nhau quá nhiều khiến người mua dễ đọc nhầm, nên tách thành các trang sản phẩm riêng.