Với mỹ phẩm, số lô là thứ phải có trên chính vỏ sản phẩm, còn hạn dùng hoặc ngày sản xuất được ghi theo cách văn bản hiện hành cho phép; số lô do xưởng tự đặt theo quy tắc riêng, miễn sao từ con số đó truy ra được đúng mẻ, đúng nguyên liệu, đúng ngày làm. Hạn dùng thì không đặt theo cảm tính: nó phải dựa trên kết quả thử độ ổn định của chính công thức và bao bì đó.
Các bài hướng dẫn người mua "check date" đã có nhiều. Bài này dành cho người làm ra sản phẩm: thiết kế mã lô, quyết định hạn dùng, chọn cách in để mã không bị mờ, và dùng chúng khi cần thu hồi. Văn bản nền là quy định quản lý mỹ phẩm của ngành y tế cùng quy định nhãn hàng hoá chung (Nghị định 43/2017/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP); hãy đối chiếu bản hiện hành trước khi áp dụng vì các văn bản này có thể được thay thế sau khi luật chất lượng sửa đổi năm 2025.
Số lô dùng để làm gì, nếu nhìn từ phía xưởng
Đối với người mua, số lô là một dãy ký tự khó hiểu. Đối với xưởng, đó là sợi dây duy nhất nối một cái lọ ngoài thị trường với một trang trong sổ sản xuất. Khi khách báo kem bị tách lớp, dầu gội đổi mùi, hay có người kích ứng, câu đầu tiên bạn cần trả lời là: mẻ đó làm ngày nào, dùng lô nguyên liệu nào, ai pha, đóng bao nhiêu lọ, đã giao cho ai. Số lô cho bạn trả lời trong vài phút thay vì vài ngày.
Số lô còn quyết định quy mô thiệt hại khi phải thu hồi. Một xưởng có số lô rõ ràng chỉ thu hồi đúng mẻ có vấn đề. Một xưởng in cùng một mã cho cả tháng, hoặc không có mã, buộc phải thu hồi mọi thứ đang bán. Với xưởng nhỏ, đó có thể là khác biệt giữa một tuần khó khăn và việc đóng cửa.
Vì thế, số lô phải nằm trên vỏ trực tiếp chứa sản phẩm (lọ, tuýp, thỏi son), không chỉ trên hộp giấy. Hộp bị vứt ngay khi mở; cái lọ thì ở lại trong phòng tắm của khách đến lúc có chuyện.
Ba kiểu đặt mã lô cho xưởng nhỏ
Không có mẫu mã lô bắt buộc chung cho mọi xưởng. Dưới đây là ba kiểu thường dùng, kèm ưu nhược điểm. Các mã trong bảng là ví dụ giả định.
| Kiểu mã | Ví dụ giả định | Ưu điểm | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Theo ngày sản xuất | Năm, tháng, ngày ghép liền, thêm số mẻ trong ngày | Nhìn mã là biết ngày làm, dễ đối chiếu sổ | Hai mẻ một ngày phải có hậu tố khác nhau |
| Mã sản phẩm cộng số thứ tự | Hai chữ viết tắt tên sản phẩm, rồi số mẻ tăng dần | Ngắn, vừa chỗ in trên thỏi son | Phải tra sổ mới biết ngày làm |
| Mã ngày cộng mã dây chuyền hoặc người pha | Mã ngày, thêm một ký tự cho bồn trộn | Truy tới từng bồn trộn, từng ca | Dài hơn, cần thiết bị in đủ độ phân giải |
Kiểu nào cũng được, miễn là quy tắc được viết thành văn bản nội bộ, mọi người trong xưởng dùng thống nhất, và không bao giờ có hai mẻ khác nhau mang cùng một mã. Đừng đổi quy tắc giữa chừng mà không ghi lại ngày đổi, vì người tra cứu sau này sẽ đọc sai.
Sổ sản xuất mẻ: số lô chỉ có nghĩa khi có cái để tra
Một mã lô in đẹp trên vỏ mà không có sổ đi kèm thì không truy được gì. Mỗi mẻ nên có một trang sổ (giấy hoặc bảng tính) ghi tối thiểu các mục sau:
- Số lô và ngày giờ bắt đầu, kết thúc mẻ.
- Phiên bản công thức đã dùng, để biết bảng thành phần trên nhãn của mẻ đó là bản nào.
- Lô của từng nguyên liệu đã đưa vào bồn, lấy từ bao bì nguyên liệu, kèm khối lượng thực cân.
- Người pha, người kiểm tra, và các thông số đo được trong lúc làm như nhiệt độ, độ pH, cảm quan màu mùi.
- Lô bao bì (vỏ chai, nắp) đã dùng, vì lỗi đôi khi đến từ bao bì chứ không phải từ sản phẩm.
- Số lượng đóng được, số hỏng, số mẫu lưu.
- Nơi giao: đại lý, cửa hàng, hay kênh bán online nào đã nhận bao nhiêu từ mẻ này.
Sổ không cần phần mềm đắt tiền. Điều cần là tính kỷ luật: ghi ngay trong lúc làm, có chữ ký, không ghi lại từ trí nhớ vào cuối tuần. Quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm cũng yêu cầu cơ sở lưu hồ sơ lô; bạn đối chiếu yêu cầu cụ thể trong văn bản hiện hành.
Hạn dùng lấy từ đâu ra
Hạn dùng của mỹ phẩm là khoảng thời gian sản phẩm, trong bao bì nguyên vẹn và bảo quản đúng hướng dẫn, vẫn giữ được chất lượng và an toàn. Con số này đến từ thử nghiệm độ ổn định: để mẫu ở các điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau trong một thời gian, theo dõi màu, mùi, độ đặc, độ pH, sự tách lớp, và với sản phẩm chứa nước thì cả khả năng chống nhiễm vi sinh của hệ bảo quản. Có những phép thử gia tốc để có kết quả sớm, nhưng kết quả gia tốc chỉ là ước lượng, cần được theo dõi tiếp bằng mẫu lưu ở điều kiện thường.
Xưởng nhỏ hay mắc hai lỗi trái ngược. Một là lấy luôn hạn dùng ghi trên phiếu kỹ thuật của một nguyên liệu (ví dụ dầu nền ghi hai năm) làm hạn của thành phẩm, trong khi thành phẩm có nước, có dịch chiết, hỏng nhanh hơn nhiều. Hai là ghi hạn rất dài cho "an toàn về mặt bán hàng" mà không có phép thử nào chứng minh.
Bao bì cũng là một phần của phép thử. Cùng một công thức, đựng trong hũ miệng rộng phải dùng tay lấy sẽ có rủi ro nhiễm khuẩn khác hẳn chai có vòi bơm. Đổi bao bì là lý do để xem lại hạn dùng.
Hạn dùng, ngày sản xuất và ký hiệu hũ mở nắp: chọn thế nào
Ghi hạn dùng. Cách rõ nhất cho người mua và an toàn nhất cho xưởng khi sản phẩm kém ổn định (sản phẩm tự nhiên ít chất bảo quản, sản phẩm có vitamin dễ oxy hoá). Ghi rõ ngày, tháng, năm theo đúng định dạng mà quy định nhãn hàng hoá yêu cầu, có chữ chỉ dẫn đứng trước để không ai nhầm với ngày sản xuất.
Ghi ngày sản xuất. Quy định mỹ phẩm theo hướng ASEAN cho phép ghi ngày sản xuất hoặc hạn dùng. Khi chỉ ghi ngày sản xuất, người mua không biết dùng đến khi nào nếu không có thêm thông tin, nên nhiều xưởng ghi cả hai.
Ký hiệu hũ mở nắp. Hình chiếc hũ mở nắp kèm số tháng (thường gọi là PAO) cho biết dùng trong bao lâu sau khi mở. Ở châu Âu, ký hiệu này dùng cho sản phẩm có độ bền trên 30 tháng thay cho hạn dùng. Ở Việt Nam, đây là thông tin bổ sung hữu ích, nhưng không thay được số lô và cách ghi hạn mà quy định yêu cầu; hãy đối chiếu văn bản hiện hành.
Đừng đặt PAO theo cảm tính. Số tháng sau khi mở cũng nên có căn cứ: thử khả năng chống nhiễm khuẩn khi mở dùng hằng ngày, đặc biệt với hũ miệng rộng.
In mã lô và hạn dùng lên vỏ sao cho bền
Mã in mờ sau hai tuần trong phòng tắm ẩm thì coi như không có. Một quy trình in tối thiểu cho xưởng nhỏ:
- Chọn cách in theo vật liệu vỏ: in phun lên nắp hoặc đáy chai nhựa, dập nổi ở đuôi tuýp, in sẵn ô trống trên nhãn giấy rồi in nhiệt mã vào ô đó.
- Không dùng tem dán rời chỉ để ghi số lô và hạn dùng, vì tem có thể bong và dễ bị nghi ngờ là dán đè.
- In thử trên vỏ thật, cọ bằng ngón tay ướt có dính một ít sản phẩm, để trong môi trường ẩm vài ngày rồi kiểm tra lại độ rõ.
- Cài mã của mẻ trong máy in đúng một lần lúc bắt đầu mẻ, có người thứ hai kiểm tra rồi ký vào sổ trước khi chạy.
- Lưu một vài lọ mẫu của mỗi mẻ đến hết hạn dùng, để có cái mà đối chiếu khi có phản ánh.
- Cuối mẻ, ghi vào sổ số lượng đã đóng, số lượng hỏng, số mã dư; mã dư không được dùng lại cho mẻ khác.
Sửa lại hạn dùng đã in, in đè, hoặc dán đè lên ngày cũ là việc không được làm trong bất kỳ trường hợp nào. Nếu in sai, cách xử lý đúng là tách riêng các vỏ đó, ghi sổ, và hỏi cơ quan quản lý hoặc người có chuyên môn về hướng xử lý.
Khi phải thu hồi: số lô làm việc thay bạn
Nếu một mẻ có vấn đề về an toàn, xưởng phải chủ động ngừng bán và thu hồi theo quy định, đồng thời báo cơ quan quản lý. Với số lô rõ ràng và sổ giao hàng ghi đủ số lô đã giao cho từng đại lý, việc thu hồi chỉ là gọi đúng những nơi đã nhận mẻ đó. Không có sổ, bạn phải thông báo rộng, và người mua sẽ mất niềm tin vào mọi mẻ khác dù chúng không có lỗi.
Muốn việc thu hồi chạy được, sổ giao hàng phải ghi số lô ngay lúc xuất kho, không phải ghi bù cuối tháng. Với đơn bán lẻ online, số lô nên được ghi vào ghi chú đơn hàng; một xưởng nhỏ bán vài trăm đơn mỗi tháng vẫn làm được việc này nếu quy định từ đầu rằng người đóng gói đọc số lô trên lọ và gõ vào đơn trước khi dán phiếu gửi. Khi cần, bạn lọc ra đúng danh sách người mua của mẻ có vấn đề và liên hệ trực tiếp.
Thủ tục thu hồi, báo cáo và trách nhiệm pháp lý khi có người bị ảnh hưởng là phần có nhiều biến số. Trong tình huống đó, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề để biết nghĩa vụ cụ thể và cách trao đổi với người tiêu dùng, thay vì tự xoay xở theo kinh nghiệm truyền miệng.
Câu hỏi thường gặp
Làm mỹ phẩm thủ công số lượng rất ít có cần số lô không?
Cần. Số lô là thông tin bắt buộc trên vỏ mỹ phẩm, không phụ thuộc vào quy mô. Mẻ nhỏ thì mã lô càng dễ đặt: chỉ cần ngày làm và số thứ tự mẻ trong ngày, kèm một dòng trong sổ ghi nguyên liệu và người pha.
Có thể dùng hạn dùng ghi trên phiếu kỹ thuật của nguyên liệu không?
Không nên. Hạn dùng của nguyên liệu chỉ cho biết nguyên liệu còn dùng được đến khi nào trước khi pha. Thành phẩm có nước, có dịch chiết, có tương tác giữa các chất và với bao bì, nên cần phép thử độ ổn định riêng của chính công thức đó.
Ký hiệu hũ mở nắp có thay được hạn dùng không?
Ở Việt Nam, bạn không nên dùng ký hiệu hũ mở nắp để thay cho cách ghi hạn dùng hoặc ngày sản xuất mà quy định nhãn yêu cầu. Ký hiệu này là thông tin bổ sung giúp người dùng biết nên dùng hết trong bao lâu sau khi mở.
Ghi ngày tháng theo kiểu tháng trước ngày sau có được không?
Quy định nhãn hàng hoá ở Việt Nam đặt ra thứ tự và cách ghi ngày tháng năm cụ thể, thường là ngày rồi tháng rồi năm. Ghi theo kiểu nước ngoài dễ khiến người đọc hiểu sai, nhất là với những ngày nhỏ hơn mười hai. Bạn đối chiếu văn bản hiện hành và thống nhất cách ghi cho mọi sản phẩm.
Một mẻ được đóng vào hai loại bao bì khác nhau thì dùng chung số lô không?
Có thể dùng chung gốc mã của mẻ trộn, nhưng nên thêm hậu tố cho từng lần đóng gói vì hai loại bao bì có thể khác nhau về hạn dùng và về số lượng đã giao đi. Điều quan trọng là sổ sản xuất phản ánh đúng.
Hàng sắp hết hạn có được in lại hạn mới nếu kiểm nghiệm vẫn đạt?
Không. Hạn dùng là cam kết với người mua tại thời điểm bán, không được kéo dài bằng cách in lại hay dán đè. Hàng sắp hết hạn được bán với thông tin hạn đúng như đã in, hoặc rút khỏi kệ và xử lý theo quy định.