Ký mã hiệu (shipping mark) là nhóm chữ và số in hoặc dán trên mặt ngoài mỗi kiện hàng để mọi người trong chuỗi vận chuyển nhận ra kiện đó thuộc lô nào, của ai, đi đâu và là kiện thứ mấy. Nó không phải nhãn hàng hoá cho người tiêu dùng, cũng không phải nhãn hiệu thương mại; nó là dấu nhận diện cho người bốc xếp, kho bãi, hải quan và người nhận hàng.
Pháp luật Việt Nam không đặt một mẫu ký mã hiệu bắt buộc chung cho hàng xuất khẩu. Nội dung thực tế do người mua quy định trong hợp đồng hoặc bản hướng dẫn đóng gói, cộng với yêu cầu của nước nhập khẩu (ví dụ có nước đòi ghi xuất xứ trên bao bì ngoài). Bài này đi qua các thành phần thường gặp, cách đánh số kiện, chỗ đặt trên thùng và cách để ký mã hiệu khớp với packing list, hoá đơn thương mại và vận đơn.
Một bộ ký mã hiệu thường gồm những gì
Mark chính (main mark). Thường là tên viết tắt hoặc ký hiệu của người nhận hàng, đặt trong một khung hình đơn giản (tam giác, hình thoi, hình tròn) để dễ nhận từ xa. Người mua hay chỉ định sẵn ký hiệu này, bạn chỉ việc in đúng.
Số tham chiếu. Số đơn đặt hàng của người mua, số hợp đồng hoặc số lô. Đây là chỗ để kho của người mua nối kiện hàng với chứng từ của họ, nên phải in đúng từng ký tự như trên đơn đặt hàng.
Cảng hoặc nơi đến. Tên cảng dỡ hàng hoặc thành phố đích cuối. Với hàng chuyển tải, người mua đôi khi yêu cầu ghi cả nơi đến cuối cùng chứ không chỉ cảng dỡ.
Số kiện. Thường ghi dạng "số thứ tự / tổng số kiện", ví dụ giả định C/No. 15/120. Số kiện là thứ giúp người nhận biết lô hàng đã đủ hay còn thiếu kiện nào.
Mark phụ (side mark). In ở mặt bên: khối lượng cả bì, khối lượng tịnh, kích thước thùng, đôi khi số lượng sản phẩm trong thùng và mã hàng. Những con số này phải khớp với packing list.
Xuất xứ. Nhiều người mua và nhiều thị trường yêu cầu ghi nước xuất xứ trên bao bì ngoài, thường bằng tiếng Anh. Ghi gì cho đúng phụ thuộc vào việc hàng có thật sự đạt xuất xứ Việt Nam hay không; nguyên tắc xác định xuất xứ có ở danh mục ghi xuất xứ của trang.
Đánh số kiện và khớp với packing list
Số kiện là chỗ hay sai nhất, vì nó được làm ở xưởng còn packing list được làm ở văn phòng. Một quy trình gọn cho lô hàng vài chục đến vài trăm kiện:
- Chốt tổng số kiện trước khi in ký mã hiệu. Nếu chưa chắc, in số thứ tự trước và để trống ô tổng, điền sau khi đóng xong; đừng in một tổng số rồi phải dán đè.
- Mỗi kiện một số duy nhất, liên tục từ 1. Kiện chứa nhiều mã hàng thì vẫn một số, nội dung bên trong ghi ở packing list.
- Packing list kê theo số kiện: kiện số mấy chứa mã hàng nào, bao nhiêu đơn vị, khối lượng cả bì, khối lượng tịnh, kích thước. Với hàng đồng nhất có thể gộp dải kiện (ví dụ giả định kiện 1–40 cùng nội dung).
- Cân và đo một số kiện mẫu sau khi đóng thật, không dùng số trên bản vẽ thùng. Kiện có chèn lót, có túi hút ẩm sẽ nặng hơn ước tính.
- Đối chiếu ba con số trước khi đóng container: tổng số kiện trên ký mã hiệu, trên packing list và trên tờ khai hoặc chỉ dẫn gửi cho hãng tàu, công ty giao nhận.
- Chụp ảnh ký mã hiệu của vài kiện đầu, giữa, cuối và ảnh cửa container trước khi niêm phong. Đây là bằng chứng rẻ nhất nếu sau này người nhận báo thiếu kiện.
Bài viết không đi vào cách lập packing list từ đầu hay khai hải quan; phần đó thuộc nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Ở đây chỉ nói chỗ ký mã hiệu và packing list phải nói cùng một ngôn ngữ.
Đặt ký mã hiệu ở đâu trên thùng, in hay dán
Thông lệ là in mark chính và số kiện trên ít nhất hai mặt đối diện của thùng, mark phụ trên hai mặt còn lại, để dù thùng xếp quay mặt nào trong kho hay container vẫn đọc được một bộ. Không in lên mặt trên cùng nếu thùng sẽ bị xếp chồng, vì mặt đó bị che. Với bao, kiện bọc vải, mark thường được may hoặc dán thẻ ở hai đầu.
In thẳng lên thùng carton bằng khuôn in hoặc in flexo lúc làm thùng là cách bền nhất, nhưng chỉ hợp khi thông tin cố định. Phần thay đổi theo lô (số đơn hàng, số kiện, khối lượng) thường in bằng tem dán hoặc đóng dấu khuôn chữ. Tem dán nên là loại chịu ẩm, vì container đi biển có thể đọng hơi nước làm giấy thường bong.
Cỡ chữ đủ to để đọc từ khoảng cách bốc xếp, màu mực tương phản với nền thùng, không đặt đè lên nếp gấp hay băng keo. Người mua thường ghi sẵn yêu cầu cỡ chữ, màu mực trong bản hướng dẫn đóng gói; có thì làm theo, không có thì dùng đen trên nền carton nâu là an toàn nhất.
Ký mã hiệu, nhãn hàng hoá và ký hiệu bốc xếp khác nhau ra sao
Một thùng hàng xuất khẩu có thể mang ba nhóm thông tin khác nhau, mỗi nhóm có người đọc và căn cứ riêng. Lẫn ba nhóm này với nhau là lý do hay gặp khiến thùng quá nhiều chữ mà vẫn thiếu thứ cần.
| Nhóm | Ai đọc | Căn cứ | Nội dung điển hình |
|---|---|---|---|
| Ký mã hiệu | Kho, cảng, hãng tàu, người nhận | Hợp đồng, hướng dẫn của người mua | Mark chính, số đơn hàng, cảng đến, số kiện, khối lượng, kích thước |
| Nhãn hàng hoá | Người tiêu dùng, cơ quan quản lý nước nhập | Quy định ghi nhãn của nước nhập khẩu | Tên hàng, thành phần, định lượng, hạn dùng, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu |
| Ký hiệu bốc xếp | Người bốc xếp, lái xe nâng | Thông lệ quốc tế về hình vẽ hướng dẫn | Hàng dễ vỡ, hướng lên trên, tránh ẩm, giới hạn xếp chồng |
| Nhãn hàng nguy hiểm | Mọi khâu vận chuyển | Quy định vận chuyển hàng nguy hiểm theo phương thức | Hình đồ nguy hiểm, mã UN, chỉ có khi hàng thuộc diện |
Ký hiệu bốc xếp có bài riêng trong danh mục này. Hàng nguy hiểm (pin, hoá chất, bình áp lực) có quy định vận chuyển riêng, phải làm với công ty giao nhận có kinh nghiệm, không tự in hình đồ theo cảm tính.
Lỗi ký mã hiệu hay gặp ở xưởng nhỏ
In số đơn hàng sai một ký tự. Người mua có hàng trăm đơn mở; kho của họ quét hoặc đọc số đơn để nhập. Sai một ký tự là kiện nằm chờ ở khu "không xác định" cho tới khi ai đó đi tìm. Gõ lại từ bản đơn hàng gốc, đừng gõ từ trí nhớ.
Tổng số kiện in trước, đóng xong lệch. In "1/100" cho tới "100/100" rồi đóng ra 98 kiện. Hai kiện thiếu trên giấy nhưng thật ra không tồn tại. Chốt tổng số sau khi đóng, hoặc dùng tem dán cho phần tổng.
Khối lượng trên thùng khác packing list. Thường do in khối lượng thiết kế lên thùng rồi không cân lại. Chênh lệch nhỏ có thể không ai để ý, chênh lớn thì bị hỏi ở khâu kiểm tra.
Ghi xuất xứ theo thói quen. In sẵn "Made in Vietnam" lên mọi thùng, kể cả khi lô đó là hàng nhập về đóng gói lại. Thông tin xuất xứ trên bao bì ngoài cũng là một lời khẳng định và có thể bị kiểm tra; với hàng không đủ điều kiện xuất xứ Việt Nam, ghi theo cách khác cho đúng.
Dùng ký hiệu riêng của mình thay ký hiệu người mua chỉ định. Một số xưởng thích in logo của mình to trên thùng. Không sai, nhưng nếu người mua đã chỉ định mark chính thì mark đó phải là thứ nổi nhất, logo của bạn đặt chỗ khác.
Hàng đóng bao, đóng kiện gỗ và hàng gửi đường hàng không
Hàng đóng bao. Gạo, cà phê nhân, hạt điều, tiêu thường đi bao PP dệt hoặc bao đay. Ký mã hiệu được in lên thân bao lúc dệt, in khuôn bằng tay hoặc may thẻ vải. Mực in trên bao đay dễ loang, nên chữ phải to và nét đậm hơn trên carton; khối lượng ghi trên bao phải là khối lượng thực của từng bao chứ không phải khối lượng bình quân của cả lô.
Hàng đóng kiện gỗ, khung gỗ. Máy móc, đồ gỗ, đá ốp thường đóng kiện gỗ. Ký mã hiệu in trực tiếp lên ván hoặc lên tấm thẻ đóng đinh chắc vào kiện. Kiện gỗ còn có chuyện xử lý kiểm dịch vật liệu gỗ theo yêu cầu của nước nhập khẩu; phần đó thuộc nghiệp vụ kiểm dịch, bạn hỏi công ty giao nhận và đơn vị đóng kiện trước khi đặt kiện.
Hàng gửi máy bay, chuyển phát quốc tế. Lô nhỏ đi máy bay hoặc qua hãng chuyển phát thì ngoài ký mã hiệu theo yêu cầu người mua, mỗi kiện còn mang tem vận đơn của hãng. Đặt hai thứ ở hai mặt khác nhau, đừng dán tem vận đơn đè lên số kiện. Hãng vận chuyển thường có quy định riêng về kích thước, khối lượng tính cước và hàng hạn chế, nên đọc trước khi đóng.
Hàng mẫu gửi khách. Một hai thùng hàng mẫu vẫn nên có tên người nhận, số tham chiếu và ghi rõ là hàng mẫu theo cách người mua hướng dẫn, để khi tới nơi bộ phận mua hàng nhận ra ngay chứ không bị lẫn vào hàng thường.
Khi người mua không đưa yêu cầu ký mã hiệu
Đơn hàng nhỏ, người mua mới, đôi khi không ai nói gì về ký mã hiệu. Đừng coi đó là được làm gì cũng được. Hỏi lại người mua bằng email, đề xuất một bộ tối thiểu: mark chính là tên viết tắt của họ, số đơn hàng, cảng đến, số kiện trên tổng, khối lượng cả bì và tịnh, kích thước, nước xuất xứ. Họ đồng ý bằng văn bản thì in theo; họ sửa thì sửa trước khi đóng.
Song song, hỏi người mua hoặc công ty giao nhận về yêu cầu của nước nhập khẩu với bao bì ngoài: ngôn ngữ, ghi xuất xứ, có cần ghi tên nhà nhập khẩu trên thùng không, có hạn chế với vật liệu đóng gói bằng gỗ không. Những yêu cầu này thay đổi theo thị trường và theo thời gian, nên lấy thông tin mới nhất từ người đang làm hàng vào thị trường đó, đừng dùng lại hướng dẫn của một lô cũ cho nước khác.
Cuối cùng, lưu bộ ký mã hiệu đã dùng cùng hồ sơ lô hàng: ảnh, bản thiết kế, email chấp thuận của người mua. Lô sau cùng khách chỉ cần đổi số đơn và số kiện, không phải làm lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Ký mã hiệu có phải là nhãn hàng hoá không?
Không. Ký mã hiệu là dấu nhận diện kiện hàng cho khâu vận chuyển và giao nhận. Nhãn hàng hoá là thông tin bắt buộc cho người tiêu dùng trên bao bì thương phẩm, theo quy định của nước nơi hàng được bán. Một thùng hàng xuất khẩu có thể mang cả hai, đặt ở những vị trí khác nhau.
Có bắt buộc in ký mã hiệu bằng tiếng Anh không?
Pháp luật Việt Nam không đặt ngôn ngữ chung cho ký mã hiệu hàng xuất. Thực tế hầu hết người mua yêu cầu tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước nhập khẩu để kho bên đó đọc được. Làm theo hợp đồng và hướng dẫn đóng gói của người mua là chắc nhất.
Số kiện ghi 1/50 nghĩa là gì?
Đó là kiện thứ nhất trong tổng số 50 kiện của lô. Người nhận dùng cặp số này để biết đã nhận đủ chưa và kiện nào còn thiếu. Vì vậy tổng số kiện phải khớp với packing list và chứng từ vận tải.
Hàng đóng trên pallet thì ký mã hiệu đặt ở thùng hay ở pallet?
Thường cả hai. Mỗi thùng vẫn mang ký mã hiệu để khi tháo pallet ra không bị lẫn, và mỗi pallet có thêm một tem tổng ghi số pallet, số thùng trên pallet và khối lượng cả pallet. Người mua lớn thường quy định rõ cách đánh số pallet.
Có được dán ký mã hiệu bằng giấy decal thường không?
Được nếu người mua không cấm, nhưng nên chọn loại chịu ẩm và keo bám tốt trên carton. Hàng đi biển dài ngày có thể gặp hơi nước đọng trong container, giấy thường dễ bong hoặc nhoè, kiện mất mark là kiện dễ thất lạc.
Lô hàng gồm hàng của hai người mua thì làm ký mã hiệu thế nào?
Mỗi người mua một bộ mark chính và một dãy số kiện riêng, packing list tách thành hai phần. Nên bàn trước với công ty giao nhận về cách xếp và chứng từ, vì gom hàng hai chủ trong một container kéo theo nhiều thủ tục khác.