Khi bán hàng order hoặc nhận đặt trước, bạn đang chào bán một món hàng chưa có trong tay, nên mọi thông tin trên trang bán phải được ghi rõ là thông tin dự kiến hoặc lấy từ nguồn nào, kèm thời gian giao dự kiến, vai trò của shop trong giao dịch, và cách xử lý nếu hàng về khác mô tả hoặc về trễ. Khi hàng về Việt Nam để bán cho người tiêu dùng, nó vẫn phải có nhãn đúng quy định, kể cả nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập khẩu.
Hình thức này rất phổ biến: shop gom đơn hàng nước ngoài rồi đặt một lần, cơ sở nhận đặt trước đặc sản theo mùa, xưởng nhận đặt hàng thủ công làm theo yêu cầu. Chung một điểm: tại lúc người mua trả tiền, chưa ai cầm được cái nhãn. Bài này giúp bạn viết trang bán sao cho trung thực trong điều kiện đó và chuẩn bị cho các tình huống hay vỡ. Phần thủ tục hải quan và thuế với hàng nhập không nằm trong phạm vi bài, ở đây chỉ nhắc khi liên quan tới nhãn.
Order, đặt trước, làm theo yêu cầu: ba kiểu khác nhau
Hàng order theo cách nói của shop online thường là hàng shop chưa nhập, chỉ đặt từ nhà cung cấp, phần nhiều ở nước ngoài, sau khi gom đủ đơn của người mua. Hàng đặt trước là hàng sẽ có trong tương lai gần, ví dụ vải thiều sắp vào mùa, lô bánh trung thu chưa sản xuất, sản phẩm mới sắp ra mắt, người mua trả tiền trước để giữ suất. Hàng làm theo yêu cầu là hàng chỉ được làm ra sau khi có đơn, như đồ gỗ đặt kích thước, quà tặng khắc tên.
Ba kiểu này khác nhau ở chỗ ai là người làm ra hoặc đưa hàng vào Việt Nam, và thông tin nào đã chắc lúc nhận tiền. Với hàng order từ nước ngoài, thông tin sản phẩm đến từ nhà sản xuất hoặc người bán ở nước ngoài, shop chỉ chép lại. Với hàng đặt trước của chính cơ sở sản xuất, thông tin đã chắc về công thức, quy cách, chỉ chưa có ngày sản xuất và hạn dùng. Với hàng làm theo yêu cầu, thông số phụ thuộc chính đơn đặt.
Nhận ra mình đang ở kiểu nào giúp bạn biết phải ghi gì và chịu trách nhiệm tới đâu. Lỗi hay gặp là dùng chung một mẫu trang bán cho mọi kiểu, ghi "hàng có sẵn" theo thói quen trong khi thực tế phải chờ vài tuần.
Vai trò của shop: người bán, người nhập khẩu hay chỉ mua hộ
Shop là người bán. Khi bạn chào giá, nhận tiền, giao hàng cho người mua dưới tên shop, bạn là người bán trong giao dịch, chịu trách nhiệm về thông tin đã đưa ra và về món hàng giao đi. Gọi đó là "order hộ" không làm thay đổi bản chất nếu giá bạn đưa ra là giá trọn gói và người mua chỉ giao dịch với bạn.
Shop đứng tên nhập khẩu. Nếu hàng về theo một lô dưới tên doanh nghiệp hay hộ kinh doanh của bạn để bán lại, bạn mang thêm nghĩa vụ của người nhập khẩu, trong đó có làm nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa hàng vào lưu thông.
Dịch vụ mua hộ thật sự. Có mô hình người mua tự chọn hàng, tự là người nhận, shop chỉ làm dịch vụ đặt hàng và vận chuyển, tính phí dịch vụ riêng. Ở mô hình này vai trò của shop là người cung cấp dịch vụ, nhưng ranh giới rất dễ mờ. Nếu bạn định vận hành theo cách này, nên làm rõ bằng văn bản với người mua và hỏi người có chuyên môn về hệ quả thuế, hải quan.
Nói rõ vai trò trên trang. Dù ở vai nào, trang bán nên có một câu nói rõ: shop bán hàng có sẵn, shop đặt hàng nhập về để bán, hay shop cung cấp dịch vụ mua hộ. Người mua cần biết để hiểu quyền của mình khi có chuyện.
Đừng chọn vai theo kiểu né nghĩa vụ. Tự gọi mình là mua hộ để khỏi làm nhãn phụ, trong khi thực tế nhập hàng về bán sẵn cho bất kỳ ai, là cách hiểu sai và rủi ro khi bị kiểm tra.
Thông tin nào ghi chắc, thông tin nào ghi là dự kiến
Bảng dưới gợi ý cách ghi từng nhóm thông tin khi hàng chưa về. Nguyên tắc chung: cái gì chưa chắc thì nói là chưa chắc, kèm nguồn.
| Thông tin | Cách ghi khi hàng chưa về | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Tên sản phẩm, thương hiệu | Ghi đúng theo nhà sản xuất | Ghi tên đầy đủ, kèm dòng sản phẩm, không gọi tắt |
| Thành phần, chất liệu, thông số | Ghi theo thông tin công bố của nhà sản xuất, nói rõ nguồn | Thông tin theo nhãn của nhà sản xuất, sẽ đối chiếu khi hàng về |
| Xuất xứ | Ghi theo nhãn của nhà sản xuất; nếu chưa biết nơi sản xuất cụ thể thì nói rõ | Không suy xuất xứ từ nước của thương hiệu |
| Hạn sử dụng | Ghi cam kết thời gian còn lại tối thiểu khi giao | Hạn còn tối thiểu một khoảng thời gian bạn đã cân nhắc kỹ |
| Thời gian giao | Ghi khoảng dự kiến và các yếu tố có thể làm trễ | Dự kiến giao trong một khoảng tuần sau khi chốt đợt đặt |
| Tình trạng hàng khi giao | Nói trước hàng có nhãn phụ tiếng Việt, tem, hộp nguyên vẹn hay không | Hàng giao có nhãn phụ tiếng Việt dán trên bao bì |
Phần thời gian giao và điều kiện hạn sử dụng là hai chỗ khiếu nại nhiều nhất với hàng order. Ghi một con số đẹp để chốt đơn rồi không giữ được là tự đặt bẫy cho mình. Ghi khoảng thời gian thật, nói rõ các yếu tố có thể làm trễ như vận chuyển quốc tế, thông quan, mùa vụ.
Ảnh và mô tả lấy từ nhà sản xuất: dùng sao cho đúng
Khi chưa có hàng, shop gần như buộc phải dùng ảnh và mô tả của nhà sản xuất hoặc người bán gốc. Điều đó không sai, nhưng có ba điều nên làm. Thứ nhất, ghi rõ ảnh là ảnh của nhà sản xuất, hàng giao có thể khác về bao bì do nhà sản xuất thay đổi theo đợt hoặc theo thị trường. Thứ hai, chỉ dùng ảnh khi có quyền sử dụng hoặc khi nhà sản xuất cho phép người bán lại dùng. Thứ ba, không sửa ảnh theo kiểu thêm chữ, thêm biểu tượng chứng nhận mà sản phẩm không có.
Mô tả của nhà sản xuất nước ngoài thường viết cho thị trường của họ, có những tuyên bố hợp lệ ở nơi đó nhưng không phù hợp với quy định Việt Nam, ví dụ công dụng của một số thực phẩm, chỉ số chống nắng, các chứng nhận địa phương. Khi dịch sang tiếng Việt để đăng, bạn chịu trách nhiệm về lời đã đăng. Gặp câu nào liên quan tới sức khoẻ, an toàn, công dụng, hãy kiểm xem quy định Việt Nam có cho phép nói như vậy với nhóm hàng đó không, nếu không chắc thì bỏ.
Khi hàng về, việc đầu tiên là chụp lại ảnh thật, đặc biệt ảnh nhãn và nhãn phụ, và thay vào trang bán. Từ thời điểm có hàng thật, trang phải phản ánh hàng thật chứ không còn là ảnh dự kiến.
Khi hàng về khác mô tả hoặc về trễ
Đây là tình huống không thể tránh hoàn toàn với hàng order. Cách xử lý có trước giúp bạn giữ được khách và tránh tranh chấp:
- Hàng về khác bao bì nhưng cùng sản phẩm: báo trước cho người mua, gửi ảnh bao bì mới, cho người mua chọn nhận hay huỷ.
- Hàng về khác thành phần, khác định lượng, khác xuất xứ so với mô tả: đây là khác về nội dung, người mua có quyền từ chối; nên chủ động đề nghị hoàn tiền.
- Hàng về hạn dùng ngắn hơn cam kết: báo người mua, cho chọn nhận với điều kiện khác hoặc huỷ.
- Hàng về trễ quá khoảng đã hẹn: thông báo lý do và mốc mới, cho người mua lựa chọn huỷ và nhận lại tiền.
- Hàng không về được: hoàn tiền đầy đủ theo cách đã cam kết, không giữ lại thành tiền cọc nếu trước đó không nói rõ điều kiện.
Điều kiện huỷ và hoàn tiền nên được viết sẵn trên trang bán từ đầu, không đợi tới lúc có chuyện mới thương lượng. Một điều kiện viết rõ, dù không có lợi tuyệt đối cho người mua, vẫn giúp hai bên có điểm tựa chung.
Hàng làm theo yêu cầu: nhãn và thông tin đi theo từng đơn
Đồ gỗ đóng theo kích thước, áo in tên, hộp quà phối theo ý người đặt, bánh sinh nhật theo mẫu riêng là những món hàng mà thông số chỉ chốt được khi người mua đã chọn xong. Trang bán của loại hàng này không thể ghi một bộ thông tin cố định cho mọi đơn. Cách làm đúng là ghi rõ phần cố định, như chất liệu chính, quy trình làm, nơi sản xuất, thời gian hoàn thành dự kiến, và mô tả cách các thông số còn lại sẽ được xác nhận theo từng đơn.
Tin nhắn hoặc phiếu xác nhận đơn là nơi chứa phần thông tin riêng: kích thước, màu, chất liệu cụ thể, phần khắc in, giá, thời gian giao. Phiếu xác nhận nên được gửi lại để người mua đồng ý bằng chữ trước khi bắt tay làm, vì hàng làm theo yêu cầu thường không đổi trả được và mọi bất đồng đều quay về chuyện đã thống nhất những gì.
Khi giao, món hàng vẫn phải có nhãn theo nhóm hàng của nó. Bánh sinh nhật làm riêng vẫn cần thông tin cơ sở làm, ngày làm, cách bảo quản; đồ gỗ vẫn cần thông tin cơ sở sản xuất, chất liệu, hướng dẫn sử dụng và cảnh báo nếu có. Làm theo yêu cầu không phải lý do để bỏ nhãn.
Quy trình một đợt order từ lúc mở đơn tới lúc giao
Ví dụ giả định: một shop ở Cần Thơ mở đợt đặt trước một loại bánh quy nhập từ Hàn Quốc theo thùng. Quy trình gọn:
- Trước khi mở đơn, xin nhà cung cấp ảnh nhãn gốc đầy đủ, xác định các nội dung bắt buộc cần có trên nhãn phụ tiếng Việt.
- Viết trang bán với thông tin dự kiến, ghi rõ vai trò của shop, thời gian giao dự kiến, điều kiện huỷ và hoàn tiền.
- Chốt đơn, lưu danh sách người mua kèm phiên bản trang bán tại thời điểm chốt.
- Khi hàng về, đối chiếu nhãn gốc với thông tin đã đăng, dán nhãn phụ trước khi đưa hàng ra giao.
- Nếu có khác biệt, thông báo cho người mua trước khi giao và xử lý theo điều kiện đã công bố.
- Cập nhật trang bán bằng ảnh thật và thông tin thật cho các đợt sau.
Phần nhãn phụ cho từng nhóm hàng nhập khẩu đã có các bài riêng trong danh mục nhãn phụ của Quy Cách. Điều cần nhớ ở đây chỉ là thời điểm: nhãn phụ phải có trước khi hàng tới tay người mua, không phải dán sau khi có người hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng order có cần nhãn phụ tiếng Việt không?
Nếu hàng được nhập về để bán cho người tiêu dùng tại Việt Nam thì có. Nhãn phụ phải được dán trước khi hàng đưa vào lưu thông, tức trước khi giao cho người mua. Gọi hình thức là order không làm thay đổi nghĩa vụ này.
Dùng ảnh của nhà sản xuất để đăng hàng chưa về có được không?
Được, nếu bạn có quyền sử dụng ảnh và ghi rõ đó là ảnh của nhà sản xuất, bao bì thực tế có thể khác. Khi hàng về, nên thay bằng ảnh thật, đặc biệt ảnh nhãn và nhãn phụ.
Hàng về trễ hơn hẹn thì người mua có được huỷ đơn không?
Nên cho phép. Khi thời gian giao là một điều kiện đã cam kết, việc trễ đáng kể là thay đổi điều kiện giao dịch. Ghi sẵn điều kiện huỷ và hoàn tiền trên trang bán giúp hai bên xử lý nhanh, tránh tranh cãi.
Shop có thể tự gọi là dịch vụ mua hộ để khỏi làm nhãn phụ không?
Không nên. Vai trò được xác định theo cách giao dịch diễn ra trên thực tế, không theo tên gọi. Nếu shop nhập hàng về bán lại với giá trọn gói cho bất kỳ ai, shop là người bán và người nhập khẩu, mang đủ nghĩa vụ về nhãn.
Hàng đặt trước của chính cơ sở sản xuất thì ghi hạn dùng thế nào?
Khi chưa sản xuất, chưa có ngày cụ thể. Ghi thời hạn sử dụng tính từ ngày sản xuất và thời gian dự kiến giao sau khi sản xuất. Khi giao, nhãn trên từng sản phẩm phải có ngày sản xuất và hạn sử dụng cụ thể.