Tự kiểm định lượng theo lô là việc cơ sở định kỳ lấy một số gói thành phẩm, cân, trừ bì, ghi lại lượng thực và so với con số trên nhãn, để biết lô hàng có đạt yêu cầu về đo lường trước khi bán ra. Đây vừa là cách giữ chất lượng, vừa là bằng chứng khi có kiểm tra hay khiếu nại. Một xưởng nhỏ làm được việc này chỉ với một cái cân phù hợp, một cuốn sổ và mười lăm phút mỗi mẻ.
Bài này đi theo thứ tự công việc: chia lô, chọn mẫu, xác định khối lượng bì, ghi sổ, đọc kết quả, xử lý khi không đạt và lưu hồ sơ. Lý thuyết về ba yêu cầu của hàng đóng gói sẵn và cách đọc bảng mức thiếu cho phép đã có trong bài lượng thiếu cho phép cùng chuyên mục; ở đây tập trung vào việc làm hằng ngày.
Chia lô cho đúng thì mới kiểm được
Lô hàng, theo nghĩa kiểm định lượng, là tập hợp các gói cùng mã hàng, cùng lượng danh định, được đóng trong cùng điều kiện: cùng máy hoặc cùng người, cùng nguyên liệu, cùng ca, cùng loại bao bì. Gộp hàng đóng bằng hai máy khác nhau hoặc của hai ca khác nhau vào một lô khiến kết quả kiểm bị pha trộn, không biết lỗi nằm ở đâu.
Với xưởng nhỏ, cách chia đơn giản và hợp lý nhất là mỗi lô là một mẻ đóng trong một ca, gắn với một số lô in trên bao bì. Số lô này nên trùng với số lô dùng cho truy xuất chất lượng và hạn dùng, để khi có vấn đề, bạn biết chính xác những gói nào liên quan. Ví dụ giả định: hộ làm khô gà ở Đồng Tháp đóng sáng một mẻ 300 gói, chiều một mẻ 250 gói, ghi số lô theo ngày và chữ S, C để phân biệt.
Khi đổi bất cứ thứ gì có thể ảnh hưởng tới khối lượng, như lô bao bì mới, mẻ nguyên liệu khác độ ẩm, người đóng khác, hãy bắt đầu một lô mới. Chi phí ghi thêm một số lô gần như bằng không, còn lợi ích khi truy nguyên nhân thì lớn.
Chọn mẫu: bao nhiêu gói, lấy lúc nào
Lấy rải đều theo thời gian đóng. Không lấy mười gói đầu tiên hay mười gói cuối cùng. Chia mẻ thành mấy quãng, mỗi quãng lấy vài gói. Máy và tay người đều trôi dần theo thời gian: đầu ca có thể đều, giữa ca mỏi tay, cuối ca nguyên liệu dưới đáy thùng vụn hơn.
Lấy ngẫu nhiên, không chọn gói đẹp. Người đóng thường vô thức chọn gói căng, đẹp để kiểm. Nên giao người khác lấy mẫu, hoặc quy định lấy gói thứ mấy trong mỗi quãng.
Cỡ mẫu nội bộ hằng ngày có thể nhỏ, kiểm định kỳ thì theo văn bản. Để theo dõi hằng ngày, vài gói mỗi quãng đủ phát hiện xu hướng. Để đánh giá lô như cơ quan kiểm tra, cỡ mẫu theo cỡ lô được quy định trong văn bản hướng dẫn về đo lường hàng đóng gói sẵn; nên làm theo phương án đó ít nhất định kỳ và trước các lô giao lớn.
Mẫu kiểm không phá huỷ thì trả lại lô. Với hàng cân nguyên gói và dùng khối lượng bì trung bình, gói mẫu sau khi cân vẫn bán được. Chỉ những gói phải mở để xác định bì mới bị loại ra.
Mẫu sổ cân kiểm định lượng theo lô
Sổ không cần đẹp, chỉ cần đủ cột và được ghi đều. Bảng dưới là bố cục gợi ý; bạn có thể kẻ tay hoặc dùng bảng tính, miễn là không sửa xoá dấu vết.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Ngày, ca, số lô | Ví dụ: 12/03, ca sáng, lô 1203S | Để truy đúng lô khi có vấn đề |
| Mã hàng, lượng danh định | Khô gà lá chanh, 200 g | Một sổ có thể dùng cho nhiều mã |
| Khối lượng bì dùng để trừ | Giá trị và ngày đo lô bao bì | Bì đổi thì kết quả đổi |
| Lượng thực từng gói mẫu | Ghi đủ từng con số, không chỉ ghi "đạt" | Để tính trung bình và thấy độ dao động |
| Trung bình mẫu, gói nhỏ nhất | Tính ngay sau khi cân | Đối chiếu với lượng danh định và hai ngưỡng |
| Kết luận và hành động | Đạt; hoặc giữ lô, chỉnh máy, cân lại | Bằng chứng bạn đã xử lý |
| Người cân, người duyệt | Họ tên hoặc chữ ký | Biết ai chịu trách nhiệm |
Điều quan trọng nhất là ghi số thật, kể cả khi số xấu. Một cuốn sổ toàn chữ "đạt" mà không có con số nào là cuốn sổ không ai tin. Ngược lại, sổ có ghi một mẻ thiếu, kèm hành động khắc phục, cho thấy hệ thống kiểm soát của bạn hoạt động.
Xác định khối lượng bì cho chắc
Khối lượng bì là phép trừ quyết định kết quả. Sai bì vài gam là kết quả sai vài gam cho mọi gói.
- Mỗi khi nhận một lô bao bì mới, lấy ngẫu nhiên khoảng vài chục cái rỗng, gồm đủ mọi phần sẽ có trên gói thành phẩm: túi, nắp, tem niêm phong, gói hút ẩm nếu có.
- Cân từng cái, ghi lại; tính trung bình và xem chênh lệch giữa cái nhẹ nhất và nặng nhất.
- Nếu chênh lệch nhỏ so với mức thiếu cho phép, dùng giá trị trung bình làm bì để trừ cho cả lô bao bì đó.
- Nếu chênh lệch lớn, như hũ thuỷ tinh thổi tay, phải cân bì từng hũ trước khi rót, hoặc mở gói mẫu để cân bì thật của chính gói đó.
- Với bao bì hút ẩm như túi giấy kraft, cân bì trong điều kiện giống lúc đóng; túi giấy để nơi ẩm có thể nặng lên.
- Ghi giá trị bì và ngày đo vào đầu trang sổ của từng lô bao bì; khi hết lô bao bì, đo lại cho lô mới.
Một mẹo nhỏ: dán một mẩu băng dính có ghi giá trị bì lên thùng bao bì đang dùng, để người đóng không phải lật sổ tìm.
Đọc kết quả: nhìn trung bình và nhìn độ dao động
Sau khi cân, có hai con số quan trọng nhất. Một là trung bình mẫu: nếu nó thấp hơn hoặc sát lượng danh định, lô có nguy cơ không đạt yêu cầu trung bình. Hai là độ dao động: các gói chênh nhau nhiều hay ít. Cách đo độ dao động phổ biến là độ lệch chuẩn, bảng tính nào cũng có hàm tính sẵn; nếu chưa quen, chỉ cần nhìn khoảng cách giữa gói nhẹ nhất và nặng nhất.
Ví dụ giả định: gói 200 g, mẻ A có trung bình 204 g, các gói từ 201 đến 207 g; mẻ B cũng trung bình 204 g nhưng các gói từ 192 đến 214 g. Mẻ A ổn. Mẻ B có trung bình đẹp nhưng dao động lớn, dễ có gói rơi xuống dưới ngưỡng thiếu, và khi đánh giá theo phương án thống kê của văn bản, độ dao động lớn khiến yêu cầu trung bình khó đạt hơn.
Theo dõi qua nhiều mẻ, bạn sẽ thấy độ dao động bình thường của dây chuyền mình. Khi một mẻ đột nhiên dao động mạnh hơn hẳn, đó là tín hiệu có gì đó đổi: người đóng mới, nguyên liệu vụn, cân lệch. Vẽ trung bình từng mẻ lên một đồ thị đơn giản theo ngày là cách nhìn xu hướng nhanh nhất.
Khi một mẻ không đạt thì làm gì
Không đạt không có nghĩa phải huỷ hàng. Điều cần là xử lý có ghi chép, không để gói thiếu lọt ra thị trường.
- Giữ lô lại, chưa xuất, ghi rõ trạng thái trong sổ và trên khu vực để hàng.
- Tìm nguyên nhân: cân bị lệch, bì đổi, người đóng mới, nguyên liệu khác, máy kẹt.
- Cân kiểm toàn bộ lô nếu số lượng cho phép, tách các gói thiếu ra.
- Gói thiếu thì mở ra đóng lại cho đủ, hoặc xử lý theo cách khác không đưa ra bán với nhãn cũ; không dán đè con số nhỏ hơn lên nhãn đã in.
- Sửa nguyên nhân rồi mới đóng tiếp; mẻ sau kiểm dày hơn bình thường để chắc lỗi đã hết.
- Ghi lại toàn bộ: phát hiện lúc nào, nguyên nhân, đã làm gì, ai duyệt cho xuất lô.
Nếu lô không đạt đã ra thị trường, việc thu hồi và làm việc với nhà phân phối thuộc chuyên mục về sai nhãn và xử lý. Khi đến bước có biên bản kiểm tra, hãy giữ nguyên sổ cân và hồ sơ liên quan, không chỉnh sửa sau.
Khi nào cần kiểm dày hơn bình thường
Tần suất kiểm không cần cố định suốt năm. Có những thời điểm rủi ro thiếu lượng cao hơn hẳn, và đó là lúc nên tăng số gói cân mỗi mẻ.
- Đầu mỗi ca và sau giờ nghỉ, khi máy vừa khởi động lại hoặc người đóng vừa quay lại bàn.
- Khi đổi lô bao bì, đổi nhà cung cấp túi, hũ, nắp, vì khối lượng bì có thể khác.
- Khi đổi mẻ nguyên liệu, nhất là nguyên liệu có độ ẩm hoặc độ vụn khác.
- Khi có người đóng mới hoặc người đóng làm thêm giờ, tay mỏi và mắt mỏi.
- Vào mùa cao điểm như dịp Tết, khi sản lượng tăng gấp nhiều lần và mọi người vội.
- Sau khi sửa chữa, vệ sinh, hiệu chỉnh máy đóng hoặc cân.
- Khi nhận được phản ánh của khách về một gói thiếu, dù chỉ một lần.
Ở những thời điểm này, bạn có thể tăng gấp đôi số gói cân trong mỗi quãng, giữ trong vài mẻ, rồi trở về nhịp bình thường khi kết quả ổn định. Ghi rõ trong sổ lý do tăng tần suất để người đọc sau hiểu vì sao có những ngày nhiều số hơn.
Lưu hồ sơ bao lâu và ai giữ
Văn bản về đo lường hàng đóng gói sẵn có quy định về việc cơ sở lưu kết quả kiểm soát định lượng; thời gian lưu cụ thể bạn nên tra bản hiện hành. Nguyên tắc thực tế là giữ ít nhất đến khi hết hạn dùng của lô, cộng thêm một khoảng để xử lý khiếu nại. Với hàng hạn dùng dài như gạo, bột giặt, giữ theo năm.
Ở cơ sở nhỏ, người giữ sổ nên là chủ cơ sở hoặc người phụ trách chất lượng, không phải người đóng gói. Nếu bạn đặt gia công cho xưởng khác, hợp đồng nên ghi rõ xưởng gia công lập sổ cân theo mẫu nào và gửi bản chụp cho bên đặt theo từng lô. Khi bị kiểm tra trên thị trường, người đứng tên trên nhãn cần đưa ra được hồ sơ này.
Ngoài sổ cân, nên lưu cùng chỗ những thứ giải thích được con số trong sổ: giá trị bì của từng lô bao bì, thông tin về cân đang dùng và lần thử gần nhất, khối lượng riêng đã đo với hàng lỏng, kết quả theo dõi hao hụt với hàng khô. Một tập hồ sơ gọn như vậy giúp bạn trả lời mọi câu hỏi về định lượng trong vài phút, thay vì phải nhớ lại.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng chỉ có hai người thì có cần sổ cân kiểm không?
Cần, và với xưởng nhỏ sổ càng quan trọng vì đó là bằng chứng duy nhất cho thấy bạn kiểm soát định lượng. Sổ có thể đơn giản: mỗi mẻ một dòng với số lô, vài con số cân và kết luận. Mười lăm phút mỗi mẻ là đủ.
Dùng bảng tính trên điện thoại thay sổ giấy có được không?
Được, miễn là ghi đều, có ngày giờ, không sửa xoá dấu vết, và xuất ra được khi cần. Bảng tính còn có lợi là tự tính trung bình và độ lệch chuẩn. Nên sao lưu định kỳ để không mất khi đổi điện thoại.
Mỗi mẻ nên cân bao nhiêu gói?
Để theo dõi hằng ngày, vài gói mỗi quãng thời gian của mẻ là đủ thấy xu hướng. Để đánh giá lô theo cách của cơ quan kiểm tra, dùng phương án lấy mẫu trong văn bản hướng dẫn hiện hành, với cỡ mẫu phụ thuộc cỡ lô. Nên làm đánh giá đầy đủ định kỳ.
Trung bình đạt nhưng có một gói thiếu nhiều thì có được bán lô đó không?
Gói thiếu nặng là dấu hiệu lỗi có hệ thống. Nên giữ lô, tìm nguyên nhân, cân kiểm thêm để tách gói thiếu, rồi mới quyết định xuất. Bán lô khi đã biết có gói thiếu nặng là rủi ro cả về pháp lý lẫn uy tín.
Cân điện tử có cần kiểm định mới dùng để tự kiểm không?
Cân dùng trong mua bán và trong một số hoạt động có thể thuộc diện phải kiểm định theo quy định về phương tiện đo; đó là chủ đề riêng. Dù có thuộc diện hay không, cân dùng để tự kiểm phải đủ nhạy với cỡ gói và nên được thử thường xuyên bằng quả cân chuẩn hoặc vật có khối lượng đã biết.
Đặt gia công thì ai phải giữ sổ cân?
Xưởng gia công là nơi đóng nên lập sổ, còn bên đứng tên trên nhãn chịu trách nhiệm với người mua nên cần có bản sao. Hợp đồng gia công nên ghi rõ mẫu sổ, tần suất cân kiểm, cách gửi kết quả và cách xử lý khi một lô không đạt.