Quy cách đóng gói là mô tả hàng được chia và chứa thế nào khi giao: mỗi đơn vị nhỏ nhất chứa bao nhiêu, bao nhiêu đơn vị nhỏ gom thành một lốc hay hộp, bao nhiêu hộp vào một thùng, và nếu cần thì bao nhiêu thùng lên một pallet. Trong báo giá và đơn hàng, quy cách là căn cứ để hai bên đếm hàng, tính tiền và kiểm khi nhận. Viết thiếu một tầng là đủ để bên mua hiểu "một thùng" theo cách khác bên bán.
Bài dành cho cơ sở sản xuất nhỏ, đại lý và người làm sale đang soạn báo giá sỉ. Phần lớn tranh chấp vặt về số lượng không đến từ gian dối mà từ một dòng quy cách viết tắt kiểu "T24", "500ml x 24", "1 kiện" mà mỗi người đọc một kiểu. Bài đi lần lượt: quy cách gồm những gì, cách viết từng tầng, đơn vị tính tiền, chỗ đặt quy cách trong giấy tờ mua bán, dung sai, và chỗ khác nhau giữa quy cách đóng gói với nhãn trên từng gói.
Quy cách đóng gói gồm những gì
Một quy cách đầy đủ thường có bốn tầng. Tầng thứ nhất là đơn vị nhỏ nhất mà người tiêu dùng cầm lên: một chai 500 mL, một gói 200 g, một hũ 350 g, một cái áo trong túi. Tầng thứ hai là bao gói trung gian nếu có: lốc 6 chai co màng, hộp 10 gói, bịch 5 hũ. Tầng thứ ba là thùng hoặc kiện dùng để vận chuyển: thùng carton chứa 4 lốc, bao dứa chứa 20 kg. Tầng thứ tư, với hàng giao số lượng lớn, là cách xếp pallet: mấy thùng một lớp, mấy lớp một pallet, có quấn màng hay không.
Ngoài số lượng, quy cách còn có thể ghi vật liệu và kiểu bao gói khi điều đó ảnh hưởng tới giá hoặc tới việc bên mua có bán được hay không. Ví dụ giả định: một cơ sở làm cà phê báo giá gói 500 g "túi zip có van một chiều" khác với túi hàn kín thường, vì hai loại bao bì giá khác nhau và bên mua là quán cà phê quan tâm tới chuyện giữ mùi. Nếu báo giá chỉ ghi "gói 500 g", lúc giao túi thường thì bên mua có lý do khiếu nại mà bên bán cũng có lý do cãi.
Quy cách cũng gắn với kích thước và khối lượng cả bì của thùng khi hàng phải đi xe ghép, gửi chành hay giao vào kho có kệ cố định. Không phải đơn hàng nào cũng cần tới tầng đó, nhưng với khách là chuỗi bán lẻ, nhà phân phối hay đơn hàng xuất khẩu thì gần như luôn bị hỏi. Ghi sẵn trong bảng thông tin sản phẩm thì đỡ phải đo lại mỗi lần chào hàng.
Cách viết một dòng quy cách cho khỏi hiểu hai nghĩa
Cách viết tắt quen tay của người trong xưởng thường rất rõ với chính xưởng đó, nhưng không rõ với người nhận báo giá. Bảng dưới là vài cách viết hay gặp, cách bên kia có thể hiểu khác, và cách viết đủ tầng (ví dụ giả định).
| Cách viết hay gặp | Bên nhận có thể hiểu | Cách viết rõ hơn |
|---|---|---|
| Nước mắm 500ml x 24 | 24 chai lẻ, hay 24 thùng, hay giá cho 24 chai | Chai 500 mL; thùng 24 chai; giá tính theo thùng |
| Bánh 200g T20 | Thùng 20 gói hay 20 hộp, mỗi hộp mấy gói | Gói 200 g; hộp 10 gói; thùng 2 hộp (20 gói) |
| Gạo bao 25 | Bao 25 kg hàng hay bao chứa 25 gói nhỏ | Bao 25 kg khối lượng tịnh, bao PP dệt, không chia gói |
| Áo thun kiện 100 | 100 cái cùng cỡ hay chia đều các cỡ | Kiện 100 cái; mỗi cỡ S–M–L–XL 25 cái; mỗi cái một túi |
| Mật ong 1 lít | Thể tích 1 lít hay khối lượng 1 kg | Chai nhựa chứa 1 kg khối lượng tịnh; thùng 12 chai |
Điểm chung của cột cuối: mỗi tầng một con số và một đơn vị, nói rõ đơn vị nào là đơn vị tính giá, và với hàng dạng lỏng sệt như mật ong thì nói rõ ghi theo khối lượng hay thể tích. Cách ghi đơn vị đo trên nhãn từng gói (g, kg, mL, L) là chuyện của phần định lượng; trong báo giá chỉ cần nhất quán với nhãn, đừng để nhãn ghi "1 kg" mà báo giá ghi "1 lít".
Đơn vị bán, đơn vị đóng gói và đơn vị tính tiền
Đơn vị bán là thứ bên mua đặt. Đại lý có thể đặt theo thùng, cửa hàng nhỏ đặt theo lốc, khách lẻ online đặt theo chai. Cùng một sản phẩm, bạn có thể có hai ba đơn vị bán, mỗi đơn vị nên có một dòng giá riêng thay vì để người ta tự chia.
Đơn vị đóng gói là thứ đi trên xe. Thùng carton là đơn vị đóng gói phổ biến nhất. Nếu bạn cho phép đặt lẻ lốc nhưng vẫn giao bằng thùng, nên nói rõ thùng lẻ được ghép thế nào, có chèn lót hay không, vì thùng ghép lỏng là nguồn gốc của nhiều vụ móp méo.
Đơn vị tính tiền là thứ ghi trên hoá đơn. Hoá đơn ghi "thùng" thì số lượng là số thùng; ghi "chai" thì số lượng là số chai. Đơn vị trên hoá đơn nên khớp với đơn vị trong báo giá và đơn hàng; lệch nhau thì lúc đối chiếu công nợ, kế toán hai bên phải quy đổi bằng tay và rất dễ sai. Cách lập hoá đơn cụ thể là việc của kế toán và cụm thuế, ở đây chỉ nhắc cho khớp.
Một mã hàng, một quy cách. Khi đổi số chai trong thùng (từ 24 sang 20 chẳng hạn), nên coi đó là quy cách mới, có mã hàng mới hoặc ít nhất là phiên bản mới trong bảng giá. Giữ nguyên mã cũ mà đổi ruột thùng là cách nhanh nhất để đơn hàng sau bị giao thiếu trên giấy dù không thiếu một chai nào.
Quy cách ghi ở đâu trong báo giá, đơn hàng và hợp đồng
Với mua bán hàng hoá giữa các bên kinh doanh, thoả thuận về số lượng, chất lượng và bao bì là phần nội dung mà pháp luật dân sự và thương mại để các bên tự quyết, miễn không trái quy định bắt buộc. Thoả thuận đó có thể nằm trong hợp đồng ký riêng, trong đơn đặt hàng được bên bán xác nhận, hay trong chuỗi email, tin nhắn chốt đơn. Điều quan trọng là quy cách phải xuất hiện ở văn bản mà hai bên cùng chấp nhận lần cuối, không chỉ ở báo giá ban đầu.
Cách làm gọn cho cơ sở nhỏ: báo giá có một cột "Quy cách" ghi đủ tầng; đơn đặt hàng hoặc tin nhắn chốt đơn nhắc lại quy cách bằng chữ, không chỉ bằng mã hàng; nếu có hợp đồng nguyên tắc thì đặt bảng quy cách vào phụ lục và ghi rõ phụ lục được cập nhật thế nào. Khi khách xác nhận đơn bằng tin nhắn "ok em" dưới một tấm ảnh bảng giá, hãy chụp lại đúng tấm ảnh đó và lưu cùng đơn, vì ảnh bảng giá có thể đã được sửa sau.
Nếu hợp đồng im lặng về bao bì, thông lệ chung là bên bán phải đóng gói theo cách thông thường đối với loại hàng đó, đủ để hàng không hư hỏng trong điều kiện vận chuyển bình thường. Câu chữ cụ thể và hệ quả khi đóng gói không phù hợp nằm trong luật thương mại và luật dân sự hiện hành; hợp đồng giá trị lớn hay có yếu tố nước ngoài thì nên nhờ người làm pháp chế rà phần này thay vì dựa vào thông lệ.
Dung sai và thay đổi quy cách giữa chừng
Dung sai số lượng nên ghi bằng chữ. Với hàng rời như gạo, nông sản sấy, cát đá, số lượng giao khó tròn đúng con số đặt. Hai bên nên thoả thuận một biên độ chênh lệch được chấp nhận và cách tính tiền phần chênh (theo thực giao hay theo đặt). Đây là dung sai thương mại do hai bên tự đặt, khác với lượng thiếu cho phép của hàng đóng gói sẵn theo quy định đo lường, vốn áp cho từng gói và không thể thoả thuận bỏ qua.
Đổi quy cách phải báo trước, bằng văn bản. Nhà cung cấp bao bì đổi cỡ thùng, bạn buộc phải chuyển từ thùng 24 sang thùng 20. Gửi thông báo cho khách đang có đơn mở, ghi rõ áp dụng từ lô nào, giá quy đổi ra sao. Khách là chuỗi bán lẻ thường phải cập nhật dữ liệu sản phẩm trên hệ thống của họ trước khi nhận quy cách mới.
Hàng tồn quy cách cũ. Nếu còn tồn thùng quy cách cũ, ghi chú trên phiếu giao hàng số thùng nào theo quy cách nào. Đừng để thủ kho tự gom lẻ cho đủ "một thùng mới" vì khi kiểm, bên nhận đếm theo thùng sẽ thấy lệch.
Quy cách không thay được chất lượng. Báo giá ghi quy cách rõ không thay cho mô tả chất lượng hàng (loại, cỡ, độ ẩm, hạn dùng còn lại khi giao). Hai phần nên đi cạnh nhau; nhiều khách khó tính đặt luôn điều kiện "hạn dùng còn ít nhất bao nhiêu phần khi giao", điều đó nên ghi cùng dòng quy cách.
Quy cách đóng gói và nhãn trên từng gói: hai chuyện khác nhau
Quy cách đóng gói là thoả thuận thương mại giữa người bán và người mua. Nhãn hàng hoá là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng khi đưa hàng ra lưu thông, theo Nghị định về nhãn hàng hoá (Nghị định 43/2017/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP; bạn nên đối chiếu bản hiện hành vì quy định về chất lượng và đo lường đang được sửa). Hai bên có thể thoả thuận bất kỳ quy cách nào, nhưng không thể thoả thuận bỏ phần nhãn bắt buộc trên từng đơn vị bán cho người tiêu dùng.
Chỗ hai chuyện chạm nhau là khi thùng trở thành đơn vị bán. Một thùng bia, một thùng mì, một bao gạo 25 kg bán nguyên cho người dùng cuối thì cái thùng, cái bao đó là bao bì thương phẩm và phải mang nhãn theo quy định. Còn thùng chỉ để chở 24 chai đã có nhãn đầy đủ thì là bao bì vận chuyển, thông tin trên thùng chủ yếu để nhận diện và bốc xếp. Phân biệt hai loại này có một bài riêng trong danh mục; ở đây chỉ cần nhớ: khi bạn mở thêm đơn vị bán theo thùng, hãy rà lại nhãn trên thùng.
Một chỗ khác cũng hay lẫn là con số trên nhãn và con số trong quy cách. Nhãn gói ghi khối lượng tịnh 500 g; quy cách thùng ghi 24 gói; khối lượng cả bì của thùng là con số cho bên vận chuyển, không phải cho người tiêu dùng. Ba con số này không mâu thuẫn nhau, nhưng nên nằm đúng chỗ của nó.
Danh sách kiểm trước khi gửi báo giá
Trước khi bấm gửi một báo giá sỉ, đọc lại cột quy cách như thể bạn là người mua lần đầu thấy sản phẩm:
- Mỗi tầng (gói, lốc hoặc hộp, thùng, pallet) có một con số và một đơn vị rõ ràng, không viết tắt kiểu nội bộ.
- Đơn vị tính giá được gọi tên: giá theo chai, theo thùng hay theo kg.
- Hàng lỏng, sệt ghi rõ theo khối lượng hay theo thể tích, khớp với cách ghi trên nhãn gói.
- Kiểu bao bì có ảnh hưởng tới giá (túi van, hộp giấy, chai thuỷ tinh) được nêu tên.
- Đơn đặt hàng tối thiểu tính theo đơn vị nào, có nhận thùng lẻ hay không.
- Kích thước và khối lượng cả bì của thùng, nếu khách là chuỗi bán lẻ, nhà phân phối hoặc đơn xuất khẩu.
- Biên độ chênh lệch số lượng với hàng rời, và cách tính tiền phần chênh.
- Hạn dùng còn lại tối thiểu khi giao, nếu khách có yêu cầu.
- Ngày áp dụng của bảng quy cách, để khi đổi thùng còn biết đơn nào theo bản nào.
Báo giá đạt hết các dòng trên vẫn có thể bị mặc cả về giá, nhưng ít khi bị cãi về số lượng. Đó là phần việc rẻ nhất mà một cơ sở nhỏ làm được để giữ khách lâu.
Câu hỏi thường gặp
Quy cách đóng gói có bắt buộc phải ghi trong hợp đồng không?
Không có quy định buộc mọi hợp đồng mua bán phải có một điều khoản tên là quy cách đóng gói. Nhưng số lượng và cách giao là nội dung cốt lõi của giao dịch, thiếu nó thì khi có chênh lệch rất khó chứng minh ai đúng. Nên ghi ở văn bản mà hai bên chấp nhận lần cuối, kể cả khi chỉ là tin nhắn chốt đơn.
Báo giá ghi thùng 24 chai nhưng giao thùng 20 chai thì sao?
Nếu không có thông báo đổi quy cách được bên mua chấp nhận, bên mua có quyền yêu cầu giao đúng như đã thoả thuận hoặc điều chỉnh giá theo số chai thực nhận. Cách xử lý êm nhất là bên bán báo trước bằng văn bản, nêu lô áp dụng và giá quy đổi, rồi mới giao quy cách mới.
Có cần ghi khối lượng cả bì của thùng trong báo giá không?
Với khách lẻ thì thường không cần. Với khách là nhà phân phối, chuỗi bán lẻ, bên gửi hàng ghép hoặc đơn xuất khẩu thì nên có, vì họ dùng con số đó để tính cước, sắp kệ và xếp xe. Đo một lần cho mỗi quy cách thùng và lưu trong bảng thông tin sản phẩm.
Dung sai số lượng trong hợp đồng có thay được lượng thiếu cho phép của hàng đóng gói sẵn không?
Không. Dung sai trong hợp đồng là biên độ hai bên tự đặt cho tổng lô hàng, chủ yếu với hàng rời. Lượng thiếu cho phép của hàng đóng gói sẵn là yêu cầu đo lường áp cho từng gói bán ra, do quy định nhà nước đặt, hai bên không thể thoả thuận bỏ qua.
Khách đặt lẻ vài lốc, có phải đóng thùng mới cho riêng họ không?
Không bắt buộc, nhưng bạn chịu trách nhiệm hàng tới nơi nguyên vẹn nếu đã nhận giao. Thùng ghép nên được chèn lót đủ để các lốc không xô vào nhau, và phiếu giao hàng ghi rõ số lốc thay vì ghi một thùng để khỏi bị hiểu là thùng nguyên.
Đổi nhà cung cấp bao bì làm thùng to hơn một chút có phải báo khách không?
Nếu số lượng bên trong không đổi thì không làm thay đổi giao dịch, nhưng vẫn nên báo khách là chuỗi bán lẻ hoặc kho có kệ cố định, vì kích thước thùng ảnh hưởng cách họ xếp hàng. Khách lẻ thì thường không cần.