Khi lực lượng quản lý thị trường đến kiểm tra nhãn hàng hoá, cửa hàng cần làm ba việc: xác minh đoàn kiểm tra có quyết định và người kiểm tra có thẻ công vụ, đưa ra hoá đơn chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng, và đọc kỹ biên bản trước khi ký. Chuẩn bị tốt từ trước giúp buổi làm việc ngắn, rõ ràng, và hạn chế những ghi nhận do thiếu giấy tờ chứ không phải do hàng có vấn đề.
Bài viết đi theo đúng trình tự một buổi kiểm tra ở cửa hàng hay kho nhỏ, từ lúc đoàn bước vào tới khi ký biên bản, kèm những quyền mà cơ sở được hưởng và những việc không nên làm. Nội dung là nguyên lý chung; thủ tục cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành về quản lý thị trường và xử lý vi phạm hành chính.
Ai có thể đến kiểm tra nhãn hàng hoá
Nhãn hàng hoá không chỉ có một cơ quan quản lý. Lực lượng quản lý thị trường của ngành Công Thương là đơn vị hay đến cửa hàng, chợ, kho nhất, vì nhiệm vụ của họ gắn với hàng hoá đang lưu thông. Bên cạnh đó, ngành khoa học và công nghệ quản lý về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng nên có thể kiểm tra nhãn và định lượng hàng đóng gói sẵn. Với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, vật tư nông nghiệp, cơ quan chuyên ngành của ngành y tế hoặc nông nghiệp cũng có thẩm quyền ở phần việc của mình.
Năm 2025, bộ máy nhà nước được sắp xếp lại mạnh: chính quyền địa phương còn hai cấp từ 01/7/2025, nhiều đơn vị cấp tỉnh được hợp nhất, tổ chức thanh tra cũng thay đổi. Vì vậy tên gọi đơn vị trên quyết định kiểm tra có thể khác cái tên bạn từng quen. Điều quan trọng không phải là tên quen hay lạ, mà là quyết định có đúng thẩm quyền, có người ký, có phạm vi và thời gian rõ ràng.
Có hai kiểu kiểm tra: theo kế hoạch hoặc chuyên đề đã thông báo, và kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm hay có đơn phản ánh. Kiểm tra đột xuất không báo trước là chuyện bình thường, không tự nó có nghĩa là bạn đã bị tố cáo.
Giấy tờ nên có sẵn tại cửa hàng hoặc kho
Đoàn kiểm tra nhãn thường hỏi kèm nguồn gốc hàng. Nhiều biên bản được lập không vì nhãn sai mà vì cửa hàng không chứng minh được hàng từ đâu ra. Một tập hồ sơ gọn, để ở chỗ người trực quầy lấy được ngay, giúp tránh điều đó:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, đúng địa chỉ đang kinh doanh.
- Hoá đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán của các lô hàng đang bày bán, sắp xếp theo nhà cung cấp.
- Với hàng nhập khẩu tự nhập: tờ khai hải quan và chứng từ liên quan; với hàng mua lại từ nhà nhập khẩu: hoá đơn ghi rõ hàng hoá.
- Hồ sơ công bố hoặc bản tự công bố sản phẩm với nhóm hàng phải công bố, bản chụp là đủ để đối chiếu ban đầu.
- Mẫu nhãn đã duyệt và thông tin nhãn điện tử nếu có dùng mã quét.
- Sổ hoặc bảng theo dõi hàng sắp hết hạn, hàng đã rút khỏi kệ, hàng chờ trả nhà cung cấp.
- Tên và số liên lạc của người phụ trách có thẩm quyền ký, nếu người trực quầy không phải chủ cơ sở.
Hồ sơ không cần đẹp, nhưng phải khớp với hàng trên kệ. Một hoá đơn chung chung kiểu "hàng tạp hoá" khó chứng minh cho một món cụ thể. Khi nhập hàng, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp ghi tên hàng trên hoá đơn đủ rõ để đối chiếu được.
Một buổi kiểm tra diễn ra thế nào
Mỗi đoàn có cách làm riêng, nhưng trình tự chung của một buổi kiểm tra nhãn ở cơ sở nhỏ thường như sau. Biết trước giúp bạn bình tĩnh và không bỏ sót quyền của mình.
- Đoàn giới thiệu, xuất trình quyết định kiểm tra và thẻ công vụ. Bạn được đọc quyết định, xem phạm vi kiểm tra và có thể chụp lại để lưu.
- Đoàn đề nghị người có thẩm quyền của cơ sở có mặt. Nếu chủ cơ sở vắng, người được giao quản lý cửa hàng làm việc thay, nên gọi báo chủ ngay.
- Đoàn kiểm tra hàng trên kệ và trong kho thuộc phạm vi quyết định, chụp ảnh, ghi nhận các mã hàng có dấu hiệu sai nhãn.
- Đoàn yêu cầu xuất trình hoá đơn, chứng từ, hồ sơ công bố của các mã hàng đó. Bạn đưa những gì có sẵn; thứ chưa có thì đề nghị thời hạn bổ sung.
- Nếu có dấu hiệu vi phạm, đoàn có thể lập biên bản kiểm tra, biên bản vi phạm hành chính, và có thể tạm giữ hàng theo thủ tục.
- Biên bản được đọc lại, các bên ký. Cơ sở được nhận một bản.
Trong suốt buổi làm việc, nên giao cho một người duy nhất trả lời đoàn, tránh việc nhiều nhân viên cùng nói mỗi người một ý. Câu trả lời nên ngắn, đúng sự thật, không đoán.
Quyền của cơ sở bị kiểm tra
Được biết căn cứ và phạm vi. Bạn có quyền xem quyết định kiểm tra, biết ai ký, kiểm tra nội dung gì, trong thời gian nào. Việc kiểm tra nằm ngoài phạm vi quyết định có thể được ghi ý kiến vào biên bản.
Được giải thích, trình bày. Bạn được trình bày lý do, đưa chứng từ, chỉ ra chỗ đoàn có thể hiểu nhầm, ví dụ nhãn điện tử đã chứa phần nội dung mà nhãn in không có, hoặc hàng đó thuộc diện được miễn ghi một số nội dung.
Được ghi ý kiến vào biên bản. Nếu không đồng ý với một ghi nhận, bạn ghi rõ ý kiến của mình ngay trong biên bản. Đây là chứng cứ quan trọng nếu sau này phải giải trình hay khiếu nại.
Được nhận biên bản. Bạn có quyền nhận bản biên bản đã ký. Đừng để buổi làm việc kết thúc mà không cầm được bản nào.
Được giải trình và khiếu nại theo luật. Với nhiều hành vi, pháp luật xử lý vi phạm hành chính cho cơ sở quyền giải trình trong một thời hạn ngắn tính từ khi lập biên bản. Sau khi có quyết định xử phạt, nếu không đồng ý, bạn có thể khiếu nại hoặc khởi kiện theo thủ tục.
Đọc biên bản trước khi ký
Biên bản là tài liệu theo bạn suốt quá trình xử lý sau này, nên hãy đọc từng dòng, đừng ký vì ngại hay vì muốn đoàn đi nhanh. Kiểm tra tên cơ sở, địa chỉ, tên người đại diện ghi có đúng không; danh sách mã hàng, số lượng ghi nhận có khớp với thực tế đếm không; mô tả lỗi có đúng với điều bạn thấy trên nhãn không.
Chú ý những từ mang tính kết luận. Biên bản ghi "hàng không có nhãn" khác hẳn "nhãn thiếu nội dung xuất xứ". Ghi "không xuất trình được hoá đơn" khác với "chưa xuất trình được tại thời điểm kiểm tra, cơ sở xin bổ sung". Nếu mô tả chưa chính xác, đề nghị sửa ngay hoặc ghi ý kiến của bạn bên dưới.
Về việc ký: ký biên bản là xác nhận đã có buổi làm việc và nội dung được ghi nhận, không phải là thừa nhận mọi điều trong đó nếu bạn đã ghi ý kiến phản đối. Từ chối ký không làm biên bản mất giá trị; đoàn sẽ ghi lý do và mời người chứng kiến. Vì vậy cách khôn ngoan thường là ghi rõ ý kiến rồi ký, thay vì từ chối.
Nếu hàng bị tạm giữ, kiểm tra biên bản tạm giữ có ghi đủ chủng loại, số lượng, tình trạng hàng, nơi giữ không. Chụp ảnh lô hàng trước khi niêm phong để có bản đối chiếu.
Những việc không nên làm trong buổi kiểm tra
Phần lớn rắc rối nặng hơn sau buổi kiểm tra không đến từ lỗi nhãn ban đầu, mà từ cách cơ sở phản ứng tại chỗ. Một số việc nên tránh:
- Cất giấu, tẩu tán hàng đang bị kiểm tra hoặc nhờ người mang ra khỏi cửa hàng.
- Bóc nhãn, dán thêm nhãn, sửa hạn dùng ngay trong lúc đoàn đang làm việc.
- Đưa tiền, quà hay đề nghị "bỏ qua" dưới bất kỳ hình thức nào.
- Quay phim một cách gây hấn, lớn tiếng hay cản trở đoàn làm việc; nếu muốn ghi hình để lưu, nói rõ và giữ thái độ hợp tác.
- Ký vào biên bản trống hoặc ký khi chưa đọc hết nội dung.
- Khai sai về nguồn gốc hàng chỉ vì lúc đó không tìm thấy hoá đơn; nên nói chưa tìm thấy và đề nghị bổ sung.
Nếu nghi ngờ người xưng là đoàn kiểm tra không thật, ví dụ không có quyết định, đòi nộp tiền mặt ngay tại chỗ, bạn có quyền đề nghị xác minh với cơ quan quản lý địa phương trước khi làm việc tiếp. Trường hợp đã bị lập biên bản và cần giải trình, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để chuẩn bị đúng hướng.
Sau buổi kiểm tra: việc cần làm trong mấy ngày đầu
Đoàn rời đi không có nghĩa là việc đã xong. Khoảng thời gian ngay sau buổi kiểm tra quyết định phần lớn kết quả xử lý, vì các thời hạn giải trình, bổ sung chứng từ đều tính từ ngày lập biên bản. Trình tự gợi ý:
- Đọc lại biên bản ngay trong ngày, gạch chân từng thời hạn và từng việc được yêu cầu, ghi vào lịch của người phụ trách.
- Tìm và sao chụp đủ hoá đơn, chứng từ, hồ sơ công bố còn thiếu; nộp bổ sung đúng nơi và đúng hạn, giữ giấy biên nhận hoặc bằng chứng đã gửi.
- Tách riêng các mã hàng bị ghi nhận, ngừng bán chúng cho đến khi có hướng xử lý, kể cả những đơn vị còn ở chi nhánh hay trên sàn online.
- Liên hệ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất của các mã hàng đó, gửi ảnh nhãn và nội dung ghi nhận, đề nghị họ phối hợp bổ sung nhãn phụ hoặc nhận lại hàng.
- Nếu có quyền giải trình, soạn văn bản giải trình bám vào từng ghi nhận trong biên bản, kèm chứng cứ; không viết chung chung.
- Soát lại toàn bộ các mã hàng khác cùng nguồn, vì lỗi của một mã thường lặp lại ở những mã cùng nhà cung cấp hoặc cùng đợt in.
Ghi lại mọi việc đã làm kèm ngày tháng. Khi cơ quan xem xét mức độ vi phạm, việc cơ sở chủ động khắc phục ngay, hợp tác và cung cấp đủ thông tin thường được tính đến như một yếu tố có lợi.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra đến mà chủ cơ sở vắng thì sao?
Người đang quản lý cửa hàng có thể làm việc với đoàn, nên gọi báo chủ cơ sở ngay và nếu cần thì đề nghị chờ một khoảng ngắn. Người làm việc thay cần biết chỗ để hồ sơ, đọc kỹ biên bản trước khi ký và ghi rõ chức danh của mình trên biên bản.
Không tìm thấy hoá đơn tại chỗ thì có bị coi là hàng không rõ nguồn gốc ngay không?
Đoàn có thể ghi nhận là chưa xuất trình được chứng từ. Bạn nên đề nghị ghi rõ trong biên bản là sẽ bổ sung trong thời hạn được chấp nhận, rồi nộp đúng hạn. Hàng có hoá đơn hợp lệ nộp bổ sung khác với hàng thật sự không có chứng từ.
Đoàn có được kiểm tra kho ở địa chỉ khác cửa hàng không?
Phạm vi kiểm tra phụ thuộc vào quyết định kiểm tra và quy định về thẩm quyền. Bạn đọc kỹ quyết định để biết địa điểm nào thuộc phạm vi. Nếu thấy việc kiểm tra vượt phạm vi, hãy trao đổi lịch sự và ghi ý kiến vào biên bản thay vì cản trở.
Hàng bị tạm giữ vì sai nhãn có được lấy lại không?
Tuỳ kết quả xử lý. Nếu lỗi có thể khắc phục, như bổ sung nhãn phụ, cơ quan có thể cho khắc phục rồi trả lại hàng. Nếu hàng thuộc diện phải tiêu huỷ hay tịch thu, việc lấy lại không đặt ra. Theo dõi sát thời hạn trên biên bản tạm giữ và quyết định xử lý.
Có nên tự ghi âm, quay phim buổi kiểm tra không?
Ghi lại để lưu là quyền chính đáng nếu bạn làm công khai, không cản trở công việc. Nên nói trước với đoàn là cơ sở ghi hình để lưu hồ sơ. Đừng đăng tải lên mạng để bình luận, vì điều đó dễ gây căng thẳng và không giúp được gì cho việc giải quyết.
Sau buổi kiểm tra bao lâu thì có quyết định xử phạt?
Thời hạn ra quyết định xử phạt được pháp luật xử lý vi phạm hành chính quy định và tính từ ngày lập biên bản vi phạm, có thể dài hơn nếu vụ việc phức tạp. Bạn theo dõi thông báo, giữ địa chỉ liên lạc chính xác và nộp giải trình đúng hạn nếu có.