Khi nhận về lô hàng có nhãn sai hoặc thiếu nội dung bắt buộc, nhà phân phối nên ghi nhận ngay vào biên bản giao nhận, tách riêng lô hàng, không đưa ra bán, và yêu cầu nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu, là đơn vị chịu trách nhiệm về nhãn, đưa ra cách xử lý: sửa nhãn, bổ sung nhãn hoặc nhận lại hàng. Nhà phân phối không nên tự in nhãn mang tên nhà sản xuất hay tự sửa nội dung thuộc trách nhiệm của bên khác.
Đây là tình huống mà cả hai bên đều có lý do để nóng: nhà sản xuất muốn hàng đi nhanh, nhà phân phối không muốn ôm rủi ro bị phạt. Bài này đi từ khâu nhận hàng tới hợp đồng, nhìn từ cả hai phía, để việc xử lý dựa trên trách nhiệm rõ ràng thay vì thương lượng cảm tính.
Ai chịu trách nhiệm gì về nhãn trong chuỗi phân phối
Quy định về nhãn hàng hoá đặt trách nhiệm ghi nhãn lên tổ chức, cá nhân sản xuất với hàng sản xuất trong nước, và lên tổ chức, cá nhân nhập khẩu với hàng nhập khẩu. Đơn vị đứng tên trên nhãn chịu trách nhiệm về tính trung thực và đầy đủ của nội dung nhãn.
Nhà phân phối, đại lý, cửa hàng bán lẻ không làm ra nhãn, nhưng có nghĩa vụ của người kinh doanh: không đưa ra lưu thông hàng không có nhãn, nhãn thiếu nội dung bắt buộc, hàng hết hạn, hay hàng nhập khẩu thiếu nhãn phụ tiếng Việt. Khi đoàn kiểm tra tìm thấy hàng sai nhãn trong kho của nhà phân phối, chính nhà phân phối là bên bị lập biên bản trước.
Trường hợp đặc biệt là nhà phân phối đồng thời là đơn vị nhập khẩu, hoặc được nhà sản xuất uỷ quyền đóng gói lại. Khi đó nhà phân phối có thể chính là đơn vị chịu trách nhiệm về nhãn, và phải tự làm nhãn phụ hay nhãn mới cho đúng. Câu hỏi "ai sửa" phải được trả lời bằng việc xem ai đứng tên trên nhãn và hợp đồng giữa các bên nói gì.
Điều này cũng có nghĩa là nhà phân phối không thể dùng lý do "hàng của nhà sản xuất" để tiếp tục bán khi đã biết nhãn sai. Biết mà vẫn bán là tự gánh thêm phần trách nhiệm của mình, chưa kể ảnh hưởng tới uy tín với các cửa hàng bán lẻ nhận hàng từ bạn
Kiểm nhãn ngay khi nhận hàng
Khâu nhận hàng là điểm cuối cùng nhà phân phối có thể từ chối mà không mất gì. Một khi hàng đã vào kho và lên đơn bán, mọi việc phức tạp hơn nhiều. Quy trình kiểm nhận gợi ý:
- So mẫu nhãn trên hàng thực nhận với mẫu nhãn nhà sản xuất đã gửi khi chào hàng hoặc khi ký hợp đồng.
- Kiểm năm nội dung cơ bản: tên hàng, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ, định lượng, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
- Với hàng nhập khẩu, kiểm nhãn phụ tiếng Việt có trên từng đơn vị bán lẻ, không chỉ trên thùng ngoài.
- Kiểm hạn sử dụng còn lại so với thoả thuận, ví dụ giả định hợp đồng yêu cầu hàng giao phải còn ít nhất hai phần ba hạn dùng.
- Lấy mẫu ngẫu nhiên từ nhiều thùng, nhiều lô, vì lỗi có thể chỉ nằm ở một phần lô hàng.
- Ghi mọi sai lệch vào biên bản giao nhận, có chữ ký người giao, kèm ảnh chụp.
Nếu không kịp kiểm kỹ lúc nhận vì hàng nhiều, ít nhất ghi trong biên bản rằng hàng được nhận để kiểm tra, bên nhận được quyền phản hồi về nhãn trong một thời hạn thoả thuận. Câu chữ đó giữ quyền cho bạn khi phát hiện lỗi muộn vài ngày.
Ba cách xử lý và khi nào nên chọn
Sau khi phát hiện lỗi, có ba hướng chính. Lựa chọn tuỳ vào loại lỗi, khối lượng hàng, khoảng cách địa lý và quan hệ giữa hai bên.
| Cách xử lý | Khi nào phù hợp | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Từ chối nhận, trả hàng ngay | Lỗi nghiêm trọng như sai hạn dùng, thiếu cảnh báo, thiếu nhãn phụ trên toàn lô | Ghi rõ lý do trên biên bản, thống nhất ai chịu chi phí vận chuyển |
| Nhận tạm, giữ riêng chờ nhà sản xuất sửa | Lỗi bổ sung được, nhà sản xuất cử người tới sửa hoặc gửi nhãn bổ sung đúng | Không bán trước khi sửa xong; ghi chép việc sửa |
| Nhà phân phối sửa theo uỷ quyền bằng văn bản | Nhà sản xuất ở xa, lỗi đơn giản, có uỷ quyền rõ nội dung, cách sửa | Nội dung nhãn do nhà sản xuất cung cấp và chịu trách nhiệm; giữ văn bản uỷ quyền |
Cách thứ ba tiện nhưng rủi ro nhất cho nhà phân phối, vì nếu sửa sai thì khó phân định. Chỉ nên làm khi có văn bản uỷ quyền nêu rõ nội dung nhãn bổ sung, số lượng, và nhà sản xuất xác nhận lại mẫu sau khi sửa.
Nhìn từ phía nhà sản xuất
Nhận lỗi sớm rẻ hơn cãi. Một lô hàng bị trả về tốn phí vận chuyển, nhưng một lô hàng bị lập biên bản ở kho đại lý có thể kéo theo kiểm tra tới tận xưởng của bạn. Khi đại lý báo lỗi có ảnh chụp, phản hồi nhanh là lợi cho chính mình.
Đừng yêu cầu đại lý "cứ bán đi". Lời nói miệng đó không bảo vệ được đại lý trước cơ quan kiểm tra và làm mất lòng tin. Nếu lỗi chỉ là hình thức, hãy gửi văn bản giải thích và hướng sửa cụ thể.
Gửi mẫu nhãn chính thức cho kênh phân phối. Khi đại lý có mẫu nhãn mới nhất, họ kiểm nhận nhanh và ít báo nhầm. Khi đổi nhãn, gửi mẫu mới kèm số lô bắt đầu áp dụng.
Rà nguyên nhân để không lặp lại. Lỗi lọt tới đại lý nghĩa là khâu kiểm tra tại xưởng đã hở. Sau mỗi lần như vậy, hãy xem lại khâu duyệt nhãn và kiểm hàng trước khi xuất.
Điều khoản về nhãn nên có trong hợp đồng phân phối
Phần lớn tranh cãi về hàng sai nhãn xảy ra vì hợp đồng không nói gì về nhãn. Khi ký hoặc gia hạn hợp đồng phân phối, hai bên nên thống nhất bằng văn bản những điểm sau:
- Bên nào chịu trách nhiệm nội dung nhãn, nhãn phụ; bên nào được phép dán nhãn bổ sung và trong điều kiện nào.
- Mẫu nhãn được hai bên xác nhận là phụ lục hợp đồng, cập nhật khi có thay đổi.
- Thời hạn bên nhận được phản hồi lỗi nhãn sau khi nhận hàng.
- Cách xử lý hàng sai nhãn: trả, đổi, sửa; ai chịu chi phí vận chuyển, nhân công, bao bì.
- Trách nhiệm khi bị xử phạt hoặc thu hồi do lỗi nhãn của bên kia, bao gồm bồi hoàn thiệt hại có chứng từ.
- Nghĩa vụ thông báo khi một bên nhận được phản ánh của người tiêu dùng hay làm việc với cơ quan kiểm tra.
- Yêu cầu về hạn sử dụng còn lại tối thiểu khi giao hàng.
Hợp đồng có các điều khoản này không ngăn được lỗi, nhưng khiến việc xử lý trở thành áp dụng thoả thuận thay vì tranh cãi. Với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ người làm pháp chế hoặc luật sư xem lại câu chữ.
Ví dụ giả định: một lô nước mắm thiếu ngày sản xuất
Một nhà phân phối ở Khánh Hoà nhận năm trăm thùng nước mắm đóng chai từ một cơ sở sản xuất quen. Khi kiểm nhận, nhân viên kho thấy khoảng một phần ba số chai có phần ngày sản xuất và hạn sử dụng bị nhoè, gần như không đọc được, có lẽ do máy in phun của cơ sở gặp trục trặc ở một ca.
Cách làm hợp lý: nhân viên ghi vào biên bản giao nhận số thùng có chai bị nhoè, chụp ảnh vài chai tiêu biểu, nhận toàn bộ lô nhưng để riêng các thùng lỗi ở khu chờ xử lý, ghi chú rõ không xuất. Nhà phân phối gửi ảnh và biên bản cho cơ sở sản xuất ngay trong ngày, đề nghị cơ sở cho biết hướng xử lý bằng văn bản.
Cơ sở sản xuất có thể cử người mang máy in tới in bổ sung ngày sản xuất, hạn sử dụng lên vị trí trống cạnh chỗ bị nhoè theo đúng số lô thật, hoặc nhận lại các thùng lỗi để xử lý tại xưởng. Việc in bổ sung nên do chính cơ sở làm, vì chỉ họ biết chính xác ngày sản xuất của từng lô. Nhà phân phối không nên tự đoán ngày rồi in vào, dù trông có vẻ tiện.
Sau khi xử lý, hai bên ký một biên bản ngắn xác nhận đã khắc phục, số lượng, cách làm. Phần hàng đạt thì nhập kho bình thường. Toàn bộ giấy tờ được lưu cùng hồ sơ lô hàng, phòng khi có đoàn kiểm tra hỏi vì sao một số chai có hai vệt in.
Khi đã lỡ bán ra hàng sai nhãn
Nếu phát hiện lỗi sau khi đã giao một phần cho cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối nên dừng giao thêm, báo cho các cửa hàng đã nhận để họ tạm ngừng bán, và báo ngay cho nhà sản xuất. Danh sách cửa hàng đã nhận, số lượng, số lô là thông tin nhà sản xuất cần để quyết định có phải thu hồi hay chỉ bổ sung nhãn.
Việc tự ý thu hồi, đổi hàng mà không báo nhà sản xuất có thể khiến hai bên lệch số liệu, và nhà phân phối khó đòi bồi hoàn chi phí sau này. Ngược lại, im lặng vì ngại ảnh hưởng quan hệ là để rủi ro nằm lại ở kênh bán, nơi người kiểm tra có thể tìm thấy bất kỳ lúc nào.
Nếu đã bị lập biên bản vì hàng sai nhãn của nhà sản xuất, nhà phân phối nên giữ đủ chứng từ nhập hàng, biên bản giao nhận có ghi lỗi, trao đổi với nhà sản xuất, để vừa giải trình với cơ quan, vừa có căn cứ yêu cầu bồi hoàn theo hợp đồng. Khi số tiền đáng kể hoặc hai bên không thống nhất, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi gửi yêu cầu chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Nhà phân phối có được tự in nhãn phụ cho hàng nội địa thiếu nội dung không?
Không nên tự làm nếu không phải đơn vị chịu trách nhiệm về nhãn. Nội dung nhãn của hàng sản xuất trong nước thuộc trách nhiệm nhà sản xuất. Nếu nhà sản xuất uỷ quyền bằng văn bản và cung cấp nội dung, nhà phân phối có thể thực hiện việc dán, nhưng nội dung vẫn do nhà sản xuất chịu trách nhiệm.
Đã ký nhận hàng mà không ghi lỗi thì còn trả được không?
Vẫn có thể yêu cầu, nhất là với lỗi ẩn hay lỗi chỉ thấy khi mở thùng. Tuy nhiên việc chứng minh lỗi có từ trước khi giao khó hơn. Đó là lý do nên ghi trong biên bản rằng hàng được nhận để kiểm tra, kèm thời hạn phản hồi đã thoả thuận.
Nhà sản xuất bảo lỗi nhỏ, cứ bán, có sao không?
Lời đó không thay được trách nhiệm của bạn khi bị kiểm tra. Nếu bạn vẫn bán và bị lập biên bản, bạn là người phải giải trình. Hãy yêu cầu nhà sản xuất trả lời bằng văn bản về hướng xử lý, và chỉ bán khi nhãn đã đáp ứng nội dung bắt buộc.
Ai chịu chi phí vận chuyển khi trả hàng sai nhãn?
Phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định, thông thường bên có lỗi giao hàng không đúng thoả thuận chịu chi phí phát sinh, nhưng điều đó có thể phải thương lượng. Nên đưa điều khoản này vào hợp đồng để tránh tranh cãi lần sau.
Hàng nhập khẩu thiếu nhãn phụ thì trách nhiệm thuộc nhà nhập khẩu hay nhà phân phối?
Trách nhiệm ghi nhãn phụ thuộc về đơn vị nhập khẩu. Nhà phân phối mua lại từ nhà nhập khẩu có quyền từ chối nhận hàng thiếu nhãn phụ. Nếu nhà phân phối đồng thời đứng tên nhập khẩu, thì chính họ phải dán nhãn phụ trước khi đưa hàng ra lưu thông.